Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как систематизируются заголовки в описи дел по личному составу?

ОТВЕТ: Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

2) личные карточки работников;

3) лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

4) личные дела работников;

5) невостребованные трудовые книжки;

6) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

7) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

8) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.

Фамилия, имя, отчество работника указываются в именительном падеже. По алфавиту фамилий систематизируются в описи и дела с личными карточками (п.165 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Пример ... 3. Личные карточки работников института. А - М. Том № 1 4. Личные карточки работников института. Н - Ф. Том № 2 ... 7. Лицевые счета работников института. А - М. Том № 1 8. Лицевые счета работников института. Н - Ф. Том № 2 ... Личные дела работников 13. Александрович Алексей Александрович 14. Лопаточкина Анна Михайловна ... Невостребованные трудовые книжки 51. Зуева Александра Владимировна ... 53. Протоколы заседаний аттестационной комиссии общества.

Несколько личных дел уволенных работников могут быть сформированы и в одно дело. При этом на обложку дела выносится заголовок:

Личные дела уволенных работников с буквы «Д» по букву «Ф»

или

Личные карточки уволенных работников с буквы «Е» по букву «Ш».

При необходимости заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу могут систематизироваться по подразделам по структурному принципу.

Заголовки дел по личному составу, образующихся в организации в больших объемах, могут включаться по видам дел в самостоятельные годовые разделы, формирующие отдельные сводные описи (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т. п.). В такой описи дел личные дела, личные карточки и другое располагаются по алфавиту фамилий работников.

Справочно С примером сводной описи дел по личному составу можно ознакомиться здесь.

21.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

7 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел по личному составу.