Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как включать в опись дел по личному составу дела с должностными инструкциями работников?

ОТВЕТ: Нормативными правовыми актами не установлен порядок включения в опись дел должностных инструкций работников.

В опись дел по личному составу включаются следующие дела в указанном порядке:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки;

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

• должностные инструкции работников (часть вторая п.165 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Если исходить из номинального принципа классификации документов, то должностные инструкции должны включаться в опись дел после распорядительных документов по личному составу. Если исходить из срока хранения, то должностные инструкции должны включаться в опись де после невостребованных трудовых книжек. При этом возникает вопрос: как формировать дела с должностными инструкциями - по году утверждения должной инструкции или по году замены новой.

Сложность обусловлена сроком хранения должностных инструкций - 50 лет после замены новыми (п.30 Перечня типовых документов типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)). То есть утвержденные в одном году должностные инструкции в зависимости от их замены новыми будут иметь разные сроки хранения.

Таким образом, целесообразно включать в опись дел кадровой службы дело с отмененными должностными инструкциями за год.

Справочно Для более детального изучения см. материал «Составление описи дел по личному составу и описи личных дел в кадровой службе».

10.09.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела