Материал помещен в архив

ВОПРОС: Как вносятся заголовки дел в годовой раздел описи дел по личному составу?

ОТВЕТ: Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, нумерации, заполнения граф годового раздела определен пп.115, 116 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

В опись дел по личному составу структурного подразделения заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями пп.165, 166 Правил работы архивов.

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

Пример Приказ об увольнении работника был издан 27 декабря 2013 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2014 г. В этом случае личное дело работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел за 2014 год.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Пример   № п/п Индекс дела Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 …             2 80 Борисова Марина Алексеевна 10.01.2000 25.06.2016 32 75 л.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу невостребованных трудовых книжек в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Пример   № п/п Индекс дела Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 …                 Невостребованные трудовые книжки         10 20 Борисова Марина Алексеевна 10.06.2015 20 50 л.

Справочно С примером сводной описи дел по личному составу можно ознакомиться здесь.

21.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

7 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел по личному составу.