Вопрос-ответ от 27.01.2022
Автор: Дернович Е.

Какие дела, связанные с обработкой персональных данных, следует включать в номенклатуру дел? Каковы сроки хранения этих документов?


 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

Для всех отраслей
Екатерина Дернович

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

27.01.2022

ВОПРОС

Какие дела, связанные с обработкой персональных данных, следует включать в номенклатуру дел? Каковы сроки хранения этих документов?

 

ОТВЕТ

Зависит от видов документов и сроков их хранения. Сроки хранения следует установить ЦЭК (ЭК) организации.

Для Положения о работе с персональными данными работников установлен срок хранения - постоянно (п.28.1 Перечня № 140).

 

Бизнес-Инфо

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.29.1 п.29 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

 

В процессе обработки персональных данных образуется ряд иных документов:

✓ документы, определяющие политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки данных;

✓ согласия субъектов персональных данных;

✓ заявления об отзыве согласия субъекта персональных данных;

✓ заявления о получении информации, касающейся обработки персональных данных;

✓ заявления о внесении изменений в персональные данные;

✓ заявления о прекращении обработки персональных данных и (или) их удалении, письма и др.

Срок хранения документов по обработке персональных данных не установлен Законом от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» и иными НПА.

Соответственно, сроки хранения таких документов определяет ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (ч.2 подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4; абз.2 п.56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

 

Бизнес-Инфо

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

 

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п.57 Правил № 143).

В зависимости от установленных сроков хранения документы, образующиеся в процессе обработки персональных данных, можно формировать в одно или несколько дел (ч.2 п.170 Инструкции № 4).

 

Бизнес-Инфо

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. постановлением № 113 из ч.2 п.170 Инструкции № 4 слово «включительно» исключено.

 

список

О формировании дел см. здесь.

 

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.

задать вопрос

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.