Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Какие документы в организации подлежат сброшюрованию? В каком порядке их необходимо сброшюровывать?

ОТВЕТ: Все документы необходимо хранить в скоросшивателях. Документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет, должны быть подшиты или переплетены.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре (п.214 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях (п.189 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п.3.2.35 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Под брошюровкой понимают размещение листов в переплетах или твердых папках. Для отдельных видов документов нормативными правовыми актами Республики Беларусь устанавливаются обязательные требования к их брошюровке, такие как:

• выходная форма «Вкладной лист кассовой книги» брошюруется в хронологическом порядке в течение года и хранится кассиром отдельно за каждый месяц (часть пятая п.55 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. Инструкция № 107 утратила силу на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 119. Следует руководствоваться п.65 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117;

• первые экземпляры записей актов, составленные в течение года, формируются и брошюруются в хронологическом порядке в книгу регистрации актов гражданского состояния (часть четвертая п.10 Положения о порядке регистрации актов гражданского состояния и выдачи документов и (или) справок органами, регистрирующими акты гражданского состояния, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.12.2005 № 1454);

• по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и брошюруются (п.25 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15) и др.

В соответствии с п.183 Инструкции по делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения необходимо подшивать или переплетать. Переплет предусматривает помимо скрепления листов еще и изготовление обложки.

Порядок систематизации документов в деле зависит от вида документов, в него включенных по различным принципам: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

24.04.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела