Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Каков порядок хранения исполнительных документов в организации, в частности заявления на добровольную уплату алиментов, исполнительных документов для взыскания алиментов, расходов по содержанию детей?

ОТВЕТ: Срок хранения исполнительных листов составляет 1 год после их исполнения и проведения налоговыми органами проверки, сроки хранения заявлений и судебных определений определяются экспертной комиссией.

Наниматель, выплачивающий заработную плату, организация, выплачивающая пенсии, пособия, стипендии и осуществляющая другие выплаты, обязаны на основании письменного заявления лица, уплачивающего алименты, или исполнительного листа ежемесячно удерживать из его заработной платы, пенсии, пособия, стипендии и других выплат денежные суммы установленных размеров с учетом ограничений, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь (ст.105 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье, далее - КоБС).

Исполнительным документом, на основании которого удерживаются алименты, являются исполнительный лист, выдаваемый на основании решений суда, а также определение о судебном приказе (ст.462 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 мая 2017 г. ст.462 вышеназванного Кодекса изложена в новой редакции на основании Закона Республики Беларусь от 24.10.2016 № 439-З. Перечень исполнительных документов установлен ст.10 данного Закона.

Заявления об удержании алиментов, а также об изменении их размера или о прекращении удержания алиментов хранятся нанимателем, выплачивающим заработную плату, организацией, выплачивающей пенсии, пособия, стипендии и осуществляющей другие выплаты, в порядке, установленном для хранения исполнительных документов (часть вторая п.160 Инструкции по исполнительному производству, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.12.2004 № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 мая 2017 г. исполнение исполнительных документов о взыскании алиментов регулируется главой 32 Инструкции по исполнительному производству, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.04.2017 № 67.

Аналогичная норма содержится в ст.108 КоБС: заявления лица, уплачивающего алименты, об удержании алиментов, об изменении их размера и о прекращении выплаты алиментов наниматель, выплачивающий заработную плату, организация, выплачивающая пенсии, пособия, стипендии и осуществляющая другие выплаты, обязаны хранить в порядке, установленном для хранения исполнительных документов.

Особенный порядок хранения исполнительных документов в организации в нормативных правовых актах не установлен. Соответственно, необходимо руководствоваться общими нормами формирования документов в дела и их последующего хранения, содержащихся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Срок хранения исполнительных листов составляет 1 год после их исполнения и проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.199 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Журналы регистрации исполнительных листов хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.201 указанного Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться пп.199 и 201 Перечня в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения документов 10 лет.

Справочно Журнал регистрации исполнительных листов (пример) см. здесь.

Сроки хранения заявлений и судебных определений в нормативных правовых актах не установлены. Соответственно, сроки хранения таких документов определяются экспертной комиссией (ЭК) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК). Центральная экспертная комиссия создается в организациях, имеющих подчиненные организации. Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии. Организации, передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с соответствующим государственным архивом. Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с ЦЭК вышестоящей организации. При отсутствии вышестоящей организации - только с ЭК организации. Целесообразно установить сроки хранения исполнительных документов 1 год или 3 года после их исполнения.

Так, в организации может быть заведено дело с заголовком «Документы, послужившие основанием для удержания алиментов (заявления, исполнительные листы, определения о судебном приказе, списки работников и др.)».

В случае если таких документов в организации откладывается большое количество, могут быть заведены отдельные дела со следующими заголовками: «Заявления работников об удержании алиментов», «Исполнительные листы» и др.

Решение об установлении сроков хранения документов в организации должно быть отражено в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Формироваться такие документы будут у лица, исполняющего их, то есть производящего удержания алиментов, соответственно в том структурном подразделении, где он работает. Документы в деле могут систематизироваться по хронологическому или алфавитному принципам. Передаче в архив такие дела не подлежат, так как имеют временный (до 10 лет) срок хранения.

11.05.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела