Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каков порядок составления справочного аппарата к сводной и законченной описи дел по личному составу?

ОТВЕТ: При необходимости к годовому разделу могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

К первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляется титульный лист, оформляемый в соответствии с требованиями пп.136-142 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Листы законченной описи дел по личному составу и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней - валовая (п.176 Правил работы архивов). Каждый годовой раздел сводной описи по личному составу и справочный аппарат к нему имеют самостоятельную нумерацию листов. Листы каждого годового раздела сводной описи и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке посередине верхнего поля.

К законченной описи дел по личному составу составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись. Справочный аппарат (оглавление, список сокращений, указатели) к законченным описям дел по личному составу составляются при необходимости.

В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие. В предисловии к законченной описи дел по личному составу указываются сведения, аналогичные сведениям, указываемым во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями п.264 Правил работы архивов (п.175 Правил работы архивов).

Предисловие подписывается составителем с указанием его должности и даты составления. Предисловие помещается после титульного листа и оглавления (при его наличии).

Справочно С примером сводной описи дел по личному составу можно ознакомиться здесь.

21.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

7 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел по личному составу.