Какую печать выбрать для проставления на документах

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

26.09.2024

Ситуация В организации есть три печати: печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, канцелярии и «Для документов». Как определить, на каких документах ставить ту или иную печать?

Виды печатей и порядок их использования закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Печати могут быть трех видов:

• печать организации;

• печать структурного подразделения организации;

• печать, указывающая на ее целевое назначение (в том числе для копий, справок, удостоверений).

Виды применяемых печатей в организации и порядок их использования закрепляются в ЛПА.

Оттиск проставляемой печати должен захватывать часть наименования должности служащего лица, подписавшего (утвердившего) документ (п.57 Инструкции № 4).

Печати организаций подразделяются на гербовые и простые. Соответственно, гербовая печать является печатью организации, печать канцелярии - простой печатью структурного подразделения организации, а печать «Для документов» - печатью, указывающей на ее целевое назначение.

Право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено организациям законодательными актами.

Так, право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государственные органы и иные государственные организации в соответствии с Законом от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь».

Например, проставление печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь предусмотрено в специальном разрешении (лицензии) (приложение 1 к Положению о порядке лицензирования видов деятельности, связанных со специфическими товарами (работами, услугами), утв. Указом от 16.02.2012 № 71), других разрешительных документах, удостоверениях, свидетельствах, справках и др.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании НПА. Например, печать должна проставляться:

• в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196);

• на заявлении для получения заключений (приложение 1 к Положению о порядке выдачи заключений о назначении ввозимых резидентами Парка высоких технологий на территорию Республики Беларусь технологического оборудования, комплектующих и (или) запасных частей к нему для целей освобождения их от обложения ввозными таможенными пошлинами и налогом на добавленную стоимость, взимаемыми таможенными органами, утв. Указом от 30.08.2012 № 392) и др.

Закрепить использование печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь или печати канцелярии можно разными способами, например:

✓ установить перечень документов организации, на которых проставляется печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, который может утверждаться двумя способами:

- посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или

- издания (принятия) распорядительного документа (составления протокола).

Оба способа являются равнозначными (ч.2 п.48 Инструкции № 4).

Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации, см. здесь;

✓ в инструкции по делопроизводству организации, ином ЛПА (например, положении).

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Формы документов • Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов (пример).

Зачастую на практике также возникает вопрос о наличии более одной печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь в организации.

Так, печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь изготавливается в одном экземпляре.

С разрешения вышестоящего органа допускается изготовление организацией дополнительных печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь с цифрой 2 и последующими (п.5 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. Указом от 12.06.2009 № 189).

Целесообразно также установить перечень документов организации, на которых проставляется печать канцелярии или печать «Для документов» и т. д.

Выбор документа, на котором будут проставляться печати разных видов, зависит от его вида (распорядительный, информационно-справочный и др.), назначения (подтверждение прав и (или) законных интересов граждан, в том числе ИП, и юридических лиц, договоры и др.) и т. д.

Так, на договорах, финансовых документах должна проставляться гербовая печать, а на конверте, в который вложены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (примечание), достаточно проставления печати канцелярии или печати «Для документов». Печать канцелярии или печать «Для документов» может также проставляться на копиях документов, направляемых в другие организации. Однако, если в организации используется только печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, она может проставляться и на копиях документов.

При оформлении размноженных экземпляров документов, предназначенных для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, вместо оформления отметки о заверении копии допускается использовать печать, проставляемую на месте, отведенном для собственноручной подписи (ч.7 п.59 Инструкции № 4).

Примечание. Проставление оттиска печати закреплено в абз.2 ч.1 п.8 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783.

Дополнительно по теме • Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь: 3 ответа на вопросы Сообщества. • Использование печати в организации: 7 ответов на вопросы Сообщества. • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.