Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Хранение документов и дел в учреждении образования: основные особенности

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий», автор учебного пособия по секретарскому делу

08.11.2023

Необходимость хранения документов, образовавшихся в деятельности учреждения образования, обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации. Значение и практическая ценность документов учреждения образования различны. Одни документы нужны длительное время для справочно-информационной работы, другие быстро утрачивают свою значимость.

Разобрались, как правильно хранить документы, в разделах материала:

Этапы хранения документов

Выделяют два этапа хранения документов.

1. Оперативное - по месту их формирования с момента заведения и до передачи в архив организации (госархив) либо уничтожения после истечения сроков временного хранения.

Справочно Порядок оперативного хранения документов - гл.17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Так, дела хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (ч.2 п.213 Инструкции по делопроизводству).

Для обеспечения быстрого поиска нужного документа дела располагаются на полках в шкафах вертикально корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На внутренней дверце шкафа прикрепляют выписку из номенклатуры дел структурного подразделения. На корешках обложек каждого дела обязательно указывают номера дел по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел на поиск любого исполненного документа затрачивают не более 5 мин.

Обратите внимание! Часто документы в организации хранятся всего лишь в двух папках, на которых написано: «Входящие документы» и «Исходящие документы». Однако это неверно, так как при хранении дело получает свое «имя» согласно номенклатуре дел.

В папке «Входящие документы» могут временно находиться документы оперативного хранения. Пользоваться ими можно в текущем делопроизводстве. Но поскольку среди них могут находиться документы разные по содержанию, срокам хранения, корреспондентам, то при подготовке к хранению документы из этих папок нужно распределить по делам согласно номенклатуре дел.

Аналогично и с исходящими документами. Копия исходящего письма-ответа или «отпуск» подшивается вместе с письмом-запросом в дело с перепиской по этому вопросу и желательно с этим корреспондентом. Такой порядок должен быть предусмотрен в номенклатуре дел.

2. Архивное - для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу (ч.1 п.204 Инструкции по делопроизводству).

Руководители структурных подразделений, секретари, работники учреждения образования, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел в силу ч.4 п.7 Инструкции по делопроизводству, а также организовать условия для использования информации в хранящихся документах.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

Формирование дел

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел учреждения образования. В каждом учреждении образования независимо от объема документооборота должна быть разработана и введена в действие номенклатура дел.

На обложке дела при заведении дела в делопроизводстве указываются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование учреждения образования;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела (тома, части) (п.182 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Форма обложки дела приведена в приложении 15 к Инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание! При изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование (ч.3 подп.188.1 п.188 Инструкции по делопроизводству).

Формы документов • Обложка дела с приказами директора колледжа по личному составу при его заведении в делопроизводстве (пример).

Сроки хранения документов

Все созданные документы учреждения образования подлежат хранению согласно установленным срокам хранения.

Сроки хранения определяются:

• Перечнем № 140;

• перечнями документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения - ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Для учреждений образования это перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450.

Обратите внимание! Минобразованию подчиняются: • структурные подразделения областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющие государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики; • государственные организации согласно перечню, утверждаемому Совмином (ч.4 п.1 Положения о Министерстве образования Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 04.08.2011 № 1049). Перечень организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, - приложение к постановлению Совмина от 31.07.2006 № 976.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или госархивами (для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (ч.2 подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Формы документов • Приказ об установлении сроков хранения документов.

Дополнительно по теме • Срок хранения договора найма жилого помещения в общежитии: использование Перечня № 450 учреждениями образования.

В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК» (ч.3 подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Какой срок хранения личных дел студентов: окончивших колледж; отчисленных с 1-го курса, отчисленных с 2-го и последующих курсов? В каком документе это прописано?