Материал помещен в архив

КОММЕНТАРИЙ
к Методическим рекомендациям по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций, утвержденным приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.02.2014 № 9. Использование документов в архиве организаций

Одной из задач архива государственного органа, иной организации (далее - организация) является обеспечение использования документов (п.5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Справочно Архив - это организация или структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов (ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Использование документов, хранящихся в архиве организации, включает в себя ряд функций: подготовка и выдача информационных документов (архивных справок, архивных копий, архивных выписок и др.) по запросам организаций и граждан, предоставление документов пользователям для работы, выдача дел во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведение учета и анализа использования документов.

В нормативных правовых актах Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства вопросам использования документов уделено незначительное внимание, хотя использование документов является одним из главных направлений деятельности архива организации. Имеющиеся в нормативных правовых актах положения носят общий характер и требуют детализации. Специальные акты законодательства по данному вопросу также отсутствуют, в частности, в связи с тем, что подготовка архивами организаций ответов на тематические запросы и запросы социально-правового характера подпадает под действие законодательства об обращениях граждан и юридических лиц. В Правилах работы архивов отсутствуют требования к составлению и оформлению таких ответов, не раскрыты сами понятия «тематический запрос», «запрос социально-правового характера», «архивная справка», «архивная копия», «архивная выписка», «информационное письмо». Вместе с тем подготовка ответов по результатам рассмотрения тематических запросов и запросов социально-правового характера имеет свою специфику, что создает существенные трудности при составлении и оформлении в архивах организаций архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем.

В связи с отсутствием достаточной нормативно-методической базы и в целях повышения эффективности работы по использованию документов в архивах организаций разработаны Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций, которые утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.02.2014 № 9 (далее - Методические рекомендации № 9).

Справочно Информацию о Методических рекомендациях № 9 можно найти здесь: http://archives.gov.by/index.php?id=133837.

Методические рекомендации № 9 подготовлены в соответствии с:

• Правилами работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7;

• Правилами работы архивов;

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При составлении Методических рекомендаций № 9 были учтены требования актов законодательства Республики Беларусь, регулирующих вопросы работы государственных органов, иных государственных организаций с обращениями граждан и юридических лиц.

В Методических рекомендациях № 9 рассмотрены основные формы и порядок использования документов в архивах организаций независимо от формы их собственности, основные виды информационных документов, требования к их оформлению, порядок работы пользователей с документами архива организации, обеспечение сохранности документов в процессе их использования. Представлена характеристика запросов социально-правового характера в соответствии с их тематикой, приведены примеры оформления информационных документов по наиболее сложным и часто встречающимся запросам граждан.

Методические рекомендации № 9 носят сугубо практическую направленность и предназначены для работников архивов самых разных организаций. Имеющаяся в них информация по организации использования документов архива, отсутствующая в нормативно-методических документах, позволит повысить функциональный уровень каждого архива организации.

Основные виды информационных документов и запросов

Информационные документы и запросы архива организации используются при информировании пользователей (руководителей структурных подразделений организации, в структуре которой находится архив, государственных органов, иных организаций, граждан) о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании, и исполнение запросов.

Так, архив организации выявляет запрашиваемые сведения и предоставляет соответствующие информационные документы - архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов.

Запросы, поступающие в архив организации, подразделяются на виды:

• тематические запросы;

• запросы социально-правового характера.

В главе 1 Методических рекомендаций № 9 даны четкие определения и пояснения каждому виду запросов.

Составление и оформление информационных документов

Методические рекомендации № 9 предлагают формы архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, тематических перечней архивных документов и тематических подборок копий архивных документов и разъясняют требования к оформлению их реквизитов.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка

Архивная справка - документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен.

Архивная копия - заверенный архивом документ, воспроизводящий дословно текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - заверенный архивом документ, содержащий дословное воспроизведение части текста архивного документа, относящейся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных архивного документа

В связи с тем что архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на бланке для письма организации, приводятся образцы оформления заголовочной части перечисленных документов.

Так, на бланках для письма государственных органов и организаций должно присутствовать изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты этих бланков должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском) продольным способом (Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»).

В организациях, не имеющих права помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланки, реквизиты бланка для письма оформляются таким же образом, как и на гербовых бланках (см. выше), продольным способом на двух языках.

Кроме заголовочной части реквизитами архивной справки (архивной копии, архивной выписки) являются:

• адресат (гражданин или организация, которым выдается или высылается документ);

• текст;

• основание (указываются номера фонда, описи, дела, листа или листов дела);

• подпись;

• печать.

На основании данных реквизитов составляется макет архивной справки (архивной копии, архивной выписки).

Обратите внимание! Адресат (гражданин или организация, которым выдается или высылается документ) является обязательным реквизитом архивной справки (архивной копии, архивной выписки). Он располагается в правом верхнем углу документа на уровне реквизита «Наименование организации» (при угловом расположении реквизитов бланка) или реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа» (при продольном расположении реквизитов бланка).

Информационное письмо

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, и информации об их местонахождении, а также сведений в имеющихся документах, составляется информационное письмо с изложением причин, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены (частично выявлены), и, по возможности, предлагаются рекомендации по дальнейшему поиску.

Справочно Информационное письмо - письмо, составленное при отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, и информации об их местонахождении, а также в случае пересылки запроса для рассмотрения в профильную организацию.

Информационные письма составляются в двух экземплярах. Второй экземпляр, остающийся в деле организации (архива организации), заверяется исполнителем. При направлении запроса в профильную организацию для рассмотрения ко второму экземпляру информационного письма прилагаются копии данного запроса.

Информационное письмо оформляется в организации по установленной форме на бланке для письма без указания названия вида документа и подписывается руководителем организации.

В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) информационные письма заверяются печатью организации (печатью архива организации).

Тематический перечень

В тематическом перечне архивных документов заголовки документов или дел располагаются в хронологическом порядке независимо от их фондовой принадлежности.

Тематический перечень архивных документов и тематическая подборка копий архивных документов подписываются их составителем.

При направлении тематического перечня архивных документов и тематической подборки копий архивных документов в стороннюю организацию готовится сопроводительное письмо, подписываемое руководителем организации (руководителем архива организации).

Справочно Как составить сопроводительное письмо, можно найти здесь.

Исполнение тематических запросов и запросов социально-правового характера

Часто архивы выдают архивную справку по запросу о трудовом стаже (периоде работы).

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива организации. При этом приводится точное название должности, которую занимал заявитель, и период его работы в этой должности.

Для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие предмету запроса.

В Методических рекомендациях № 9 рассматриваются различные случаи, возникающие при подготовке справки:

• случаи работы заявителя в одной организации на двух должностях;

• если приказы по личному составу за соответствующие годы не сохранились (утеряны, необоснованно уничтожены, в связи с повреждениями тексты не читаемы и др.);

• при выявлении нескольких документов, подтверждающих стаж работы заявителя в организации за запрашиваемый период времени;

• если хронология событий, описываемых в архивной справке, не совпадает с хронологическими рамками документов, которые служат основанием для ее составления;

• если заявитель работал в разных организациях (например, сначала в головной организации, а затем в ее филиале), фонды которых находятся на хранении в одном архиве, при невозможности документально подтвердить запрашиваемые сведения о трудовом стаже в полном объеме, о лицевых счетах и об отсутствии документов о размере заработной платы;

• если при составлении архивной справки не сохранились документы об образовании;

• об имущественных и наследственных правах;

• о подтверждении факта получения травмы, несчастного случая на производстве, профессионального заболевания;

• о прохождении воинской службы;

• об участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.;

• о нахождении в созданных нацистами местах принудительного содержания, насильственного вывоза в Германию и другие страны Европы в период Второй мировой войны;

• о состоянии здоровья и нахождении на излечении;

• о награждении, присвоении ученых степеней и званий;

• о творческой деятельности и охране авторских прав, образовании и учебе;

• об избрании на выборные должности;

• о применении репрессий, реабилитации;

• об актах гражданского состояния;

• об имущественных и наследственных правах граждан, а также иным вопросам, связанным с защитой прав и законных интересов граждан, и др.

Запросы социально-правового характера исполняются на безвозмездной основе.

Рассматривается порядок выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок заявителю или его доверенному лицу, порядок исполнения повторных запросов.

Работа пользователей с документами

Дела выдаются пользователям только при наличии на личном заявлении или письме разрешающей резолюции руководителя организации (руководителя архива организации). Разрешение выдается заявителю на необходимый срок, но не более 1 года. По истечении этого срока или изменении темы исследования пользователь обязан представить новое письмо или личное заявление.

Пользователи, допущенные к работе с документами архива организации, обязаны предъявить паспорт, иной документ, удостоверяющий личность.

В Методических рекомендациях № 9 перечислены случаи отказа или отсрочки в выдаче документов пользователям. Отказ в выдаче документов оформляется письменно и должен содержать юридическое обоснование причины отказа, срок действия ограничений, порядок обжалования отказа.

30.12.2014

Нина Дятчик, ученый секретарь Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела