Материал помещен в архив

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА

Цели и принципы конфиденциального делопроизводства

Основная цель регистрации документов - обеспечение доказательства, что документ был создан или включен в документную систему. Регистрация является одним из основных этапов придания документам юридической силы, так как фиксирует, подтверждает факт их создания или получения, обеспечивает доказательство их существования в документной системе организации.

При учете конфиденциальных документов должны соблюдаться следующие важнейшие принципы:

1) документы регистрируются только один раз;

2) учет конфиденциальных документов осуществляется отдельно от документов общего делопроизводства (в отдельных регистрационно-контрольных формах);

3) документы, проекты и черновики учитываются не только поэкземплярно, но и полистно;

4) учитываются не только документы, проекты и черновики, но и чистые носители, предназначенные для их составления;

5) в процессе учета отражаются все пользователи защищаемой информации, в том числе по возможности фиксируется каждое обращение любого работника к охраняемым документам;

6) в конкретный момент времени должно быть известно, где находится тот или иной документ (в каком структурном подразделении и у какого исполнителя).

Исходя из указанных цели и принципов, учет конфиденциальных документов осуществляется в нижеуказанных направлениях.

Фиксирование факта создания или поступления документа в организацию

Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 Инструкции по делопроизводству, в редакции от 18.08.2017 № 167).

Объектами учета в конфиденциальном делопроизводстве являются не только сами документы, но и их носители, а также все черновые материалы, возникающие в процессе подготовки документов.

Основная цель регистрации документов в общем делопроизводстве - создание справочно-поисковой системы для работы с документами, а также обеспечения контроля их исполнения.

В конфиденциальном делопроизводстве цели учета шире и дополнительно включают обеспечение физической сохранности, комплектности, целостности и конфиденциальности документов, учетных форм, черновиков, проектов и вариантов документа, его копий и дополнительных экземпляров.

При небольшом объеме исходящих или внутренних документов они могут учитываться вместе. Однако, как правило, конфиденциальные документы учитываются отдельно.

На инвентарный учет берутся документы, которые не подлежат подшивке в дела в силу своих физических особенностей либо в силу режима обращения с ними. Такими документами могут быть чертежно-графические документы, аудио- и видеоматериалы, фотографии, документы на флешках, лазерных дисках и другие машиночитаемые документы.

Учет допускается вести с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной;

• журнальной.

При автоматизированной (электронной) регистрации документов допускается их сканирование с присоединением файлов с текстом документов к регистрационно-контрольным карточкам.

Карточная форма регистрации позволяет проводить более быстрый и удобный поиск документов, осуществлять оперативный контроль исполнения и местонахождения каждого документа. Серьезным недостатком карточной формы учета являются отсутствие определенной гарантии сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их подмены. В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы - контрольного журнала.

Контрольный журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием карточек, ускорения поиска документов, а также проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду учета отдельно.

В отличие от карточек, журналы имеют свои преимущества: гарантию сохранности всех записей, отсутствие практической возможности подмены листов, удобство хранения.

Листы журналов учета конфиденциальных документов (носителей) перед заведением должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью с проставлением заверительной надписи и указанием в ней количества прошитых листов.

В регистрационно-контрольных формах указываются количество и номера экземпляров, количество листов документа и приложений к документу.

Проставление грифов ограничения доступа

Проставление грифов ограничения доступа - одно из важнейших мероприятий при работе с конфиденциальными документами. Наличие на документе подобного грифа позволяет выделить этот документ из общего документопотока, что создает тем самым условия для обеспечения сохранности и конфиденциальности содержащихся в нем сведений, но не гарантирует этого, а только позволяет четко организовать работу с такими документами.

Гриф ограничения доступа к документу - это реквизит, свидетельствующий об особом характере информации, содержащейся в документе, и ограничивающий круг пользователей документа (п.3.2.15 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Владелец коммерческой тайны может на носителях коммерческой тайны применять гриф «Коммерческая тайна» с указанием своих сведений владельца коммерческой тайны (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для физических лиц - фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина и место его жительства) (часть пятая ст.8 Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне»).

Проставление грифа - право организации, однако согласно ст.12 указанного Закона на документах, содержащих коммерческую тайну, представляемых по требованию государственных органов и иных сторонних лиц, гриф должен проставляться в обязательном порядке.

Порядок проставления грифа ограничения доступа закреплен в Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа и печатается на расстоянии 10 см от границы левого поля, выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

Пример   Коммерческая тайна Закрытое акционерное общество «Н» г. Минск, 220000, ул. Западная, д. 64       Коммерческая тайна Иванов Иван Иванович г. Минск, 220000, ул. Весенняя, д. 30

Основой для отнесения проставления грифа ограничения доступа является перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Также гриф ограничения доступа должен проставляться не только на самом документе, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы, и на всех экземплярах документа, черновиках, вариантах и копиях.

На документах (приложениях к документам), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также их проектах и сопроводительных письмах к ним проставляется ограничительный гриф «Для служебного пользования» (п.3 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783).

Справочно Подробно на эту тему см. пособие «Документы с ограничительным грифом "Для служебного пользования"».

Фиксирование прохождения и местонахождения каждого документа, его проекта

Работа с конфиденциальными документами предполагает фиксирование всех операций, проводимых с документами, делами и базами данных, в том числе контроль копирования и размножения документов с целью осуществления контроля за доступом работников к конфиденциальным документам, делам и базам данных (на основе разрешительной системы доступа), в том числе фиксирование всех обращений работников к документированной конфиденциальной информации.

Для этого целесообразно назначить лицо, ответственное за размножение документов. При этом все случаи размножения конфиденциальных документов должны быть отражены в учетных формах.

Передача конфиденциальных документов на бумажных носителях их исполнителям и между исполнителями осуществляется под подпись в регистрационно-контрольных формах.

Обратите внимание! Не допускается использовать исполненные конфиденциальные документы вторично в качестве черновиков или для распечатки (копирования) на их оборотной стороне новых документов.

Исполненные конфиденциальные документы должны быть подшиты в дела, а их проекты и черновики уничтожены в соответствии с установленным в организации порядком. Черновые документы (материалы), содержащие конфиденциальную информацию на бумажных носителях, уничтожаются исполнителями документов способом, исключающим возможность прочтения текста.

16.08.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Конфиденциальное делопроизводство.