Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Кто устанавливает срок исполнения, если в резолюции указан только исполнитель? Кто принимает решение о продлении срока исполнения, о прекращении переписки? Где и кем отражаются данные решения?

ОТВЕТ: Сроки исполнения документов могут быть:

• типовыми;

• индивидуальными (подп.146.2 п.146 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Например, Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» установлено, что письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее 15 дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее 1 месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

Также Законом Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» определено, что срок осуществления административной процедуры не может превышать 15 дней, а в случае направления уполномоченным органом запроса в другие государственные органы, иные организации - 1 месяца, если иной срок не предусмотрен законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи» закрепляет, что письменные ответы на претензии должны быть даны оператором почтовой связи по почтовым отправлениям, пересылаемым (переводимым) в пределах одного населенного пункта, в течение 15 дней, а на претензии по почтовым отправлениям, пересылаемым (переводимым) за пределы одного населенного пункта, - в течение 1 месяца.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Обратите внимание! Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь (подп.146.3 п.146 Инструкции по делопроизводству).

Допускается изменение сроков исполнения документов. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его (подп.146.5 п.146 Инструкции по делопроизводству). Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания.

Пример докладной записки о продлении срока исполнения

г.Минск

О продлении срока исполнения

В связи с созданием в ООО «Перформер» архива документов в электронном виде юридическому отделу было поручено совместно с отделом автоматизации подготовить до 16.05.2012 положение об архиве документов в электронном виде. Однако постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120 утверждена Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, требования которой необходимо учесть при составлении положения об архиве документов в электронном виде ООО «Перформер».

В связи с изложенным считаю необходимым увеличить срок исполнения до 01.06.2012.

В случае если в резолюции не был указан срок исполнения, просьба о продлении срока направляется автору резолюции. Свидетельством исполнения документа является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая является свидетельством завершения работы над ним (п.65 Инструкции по делопроизводству).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя и даты направления документа в дело.

Справочно Для более детального изучения см. материал «Контроль исполнения документов».

27.10.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела