Личные дела работников: 10 ошибок кадровика

Александр Шевцов
юрист

23.12.2022

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В материале рассмотрели, какие чаще всего допускаются ошибки при ведении личных дел.

Обратите внимание!

При формировании, ведении и хранении личных дел госслужащих необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121.

Ошибки/нарушения, допускаемые при формировании и ведении личных дел

Состав документов личного дела

Ошибка 1. Отсутствие обязательных документов в личном деле / нарушение хронологической последовательности документов в личном деле

Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации (п.4 Инструкции).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
- внутренняя опись документов личного дела;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
- заявление о приеме на работу;
- копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.6 Инструкции).
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются документы, предусмотренные п.7 Инструкции.
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
- характеристики и аттестационные листы;
- списки научных трудов и изобретений;
- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.;
- иные документы, предусмотренные законодательством.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (п.8 Инструкции).
Рекомендация: в личное дело следует включать документы, предусмотренные пп.6-8 Инструкции. При отсутствии хронологической последовательности переместить включенные в личное дело документы.

Дополнительно по теме
Внутренний аудит кадровой документации: проверка содержания, оформления, заполнения кадровой документации и документации по охране труда

Ошибка 2. Включение в личное дело документов, которые не должны быть в нем

В личное дело не включаются:
- копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п.9 Инструкции).
Рекомендация: следует периодически проводить проверку личных дел работников для исключения лишних документов.

Внутренняя опись

Ошибка 3. Отсутствие внутренней описи документов личного дела

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись (ПО). Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела (ч.1 п.10 Инструкции).

Ошибка 4. Не отражены все документы, включенные в личное дело

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» (ч.2 п.10 Инструкции)
Рекомендация: следует периодически проводить сверку документов, включенных в личное дело, с внутренней описью документов личного дела.

Дополнительно по теме
Сотрудника наградили медалью за трудовые заслуги. Нужно (можно) ли вносить копию указа Президента в личное дело?

Учет, хранение, использование и передача в архив личных дел

Ошибка 5. Личные дела хранятся в кадровой службе вместе с другими делами

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п.19 Инструкции)

Ошибка 6. Отсутствие журнала (книги) учета личных дел

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (ч.1 п.20 Инструкции).

Ошибка 7. При передаче личных дел отсутствует акт приема-передачи дел

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (ч.2 п.20 Инструкции).

Ошибка 8. Личные дела выдаются во временное пользование без разрешения руководителя организации и без использования контрольной карточки

Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации (ч.1 п.21 Инструкции).
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела (ч.3 п.21 Инструкции).

Дополнительно по теме
В адрес организации поступило заявление от гражданина (бывшего работника) о предоставлении личного дела. В заявлении указаны только Ф.И.О. и адрес, куда направить документ. Обязана ли организация предоставить личное дело работнику? Нужно ли при этом истребовать документ, удостоверяющий личность?

Ошибка 9. Отсутствует проверка наличия и состояния личных дел

Руководитель организации в соответствии с п.22 Инструкции приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

Ошибка 10. Личные дела уволенных работников не передаются в архив организации

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников (п.23 Инструкции)

Обратите внимание!

При работе с личными делами работников необходимо учитывать следующие обстоятельства. Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных, за исключением специальных персональных данных, порядок обработки которых установлен ст.8 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», не требуется при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством (ст.6 Закона).

Обработка личной информации работника, не связанной с исполнением трудовых обязанностей (ей могут являться личные адреса электронной почты, аккаунты в социальных сетях, религиозные взгляды, участие в общественной деятельности, сведения о родственниках, если их предоставление не предусмотрено законодательством, и т. п.), не может рассматриваться как обработка в процессе трудовой (служебной) деятельности в соответствии с абз.8 ст.6 и абз.3 п.2 ст.8 Закона (ч.1 п.2.6 Рекомендаций об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью от 18.01.2022).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 12 декабря 2023 г. следует руководствоваться п.2.6 вышеназванных Рекомендаций с изменениями, внесенными рекомендациями НЦЗПД от 12.12.2023.

Дополнительно по теме

• Трудовые книжки: разбираем ошибки.

• Приказы по личному составу: проверяем ошибки.