Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА УВОЛЕННЫХ РАБОТНИКОВ: ОФОРМЛЕНИЕ, СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ, ХРАНЕНИЕ

Основные понятия

Дело представляет собой документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция о порядке формирования личных дел).

Личные дела обязательно ведутся на:

• руководителей организации;

• специалистов;

• научных работников;

• государственных служащих.

Нередко кадровая служба организации принимает решение о ведении личных дел на всех работников организации, что обусловлено удобством учета и поиска информации о работнике.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации. В случае ее отсутствия - специально назначенное лицо.

Справочно Пример приказа о назначении лица, ответственного за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел, см. здесь.

После увольнения работника его личное дело подлежит оформлению и передаче в архив (пп.23 и 24 Инструкции о порядке формирования личных дел).

Составление описи дел

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Описи составляются ежегодно на все дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, образующиеся в деятельности кадровой службы организации, или при значительном объеме дел - отдельно на личные дела уволенных работников.

Форма описи дел по личному составу кадровой службы приведена в приложении 13 к Правилам работы архивов.

Опись дел по личному составу кадровой службы должна быть составлена и оформлена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлена в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.87 Правил работы архивов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. из п.87 Правил работы архивов второе предложение исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214.

Это означает, что личные дела уволенных работников в 2014 году в течение 2015 года подлежали оформлению в кадровой службе и в течение 2016 года должны быть переданы в архив организации в соответствии с графиком приема дел в 2016 году.

Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства).

В опись дел по личному составу включаются следующие дела в указанном порядке:

1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

2) личные карточки работников;

3) личные дела работников;

4) невостребованные трудовые книжки;

5) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

6) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

7) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

8) должностные инструкции работников.

Личные дела уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

Пример Если приказ об увольнении работника издан 28 декабря 2013 г., а работник на основании этого приказа уволен 20 января 2014 г., то личное дело данного работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в опись дел за 2014 год.

Личные дела уволенных работников систематизируются по алфавиту фамилий.

На документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др.) составляется отдельная опись.

Если в кадровой службе оказались не подготовленными для передачи в архив дела за несколько лет, то по согласованию с архивом на них можно составить одну опись. Заголовки дел в такой описи можно систематизировать по хронологически-номинальному принципу.

Порядок заполнения граф описи

Опись дел по личному составу кадровой службы имеет порядковый номер, который состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись, и буквенного обозначения «лс».

Пример Опись № 20/2013лс

В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в опись, в валовом порядке. Заголовок каждого дела и каждого тома вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

В графе 2 «Индекс дела (тома, части)» указывается индекс дела по номенклатуре дел. При внесении в опись дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются название подраздела при его наличии и заголовки дел в соответствии с правилами, установленными в п.90 Правил работы архивов.

Заголовком личного дела является фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки.

Пример Кривенкова (Лазовская) Виктория Игоревна

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется:

• соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность группировки документов, включенных в дело;

• правильность нумерации листов в деле;

• наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела;

• наличие и правильность оформления заверительной надписи.

Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в кадровой службе.

В графе 4 «Дата дела (тома, части)» указываются даты первого и последнего документов каждого дела. Возле заголовка дела с личными карточками работников даты не указываются, так как они сформированы по алфавиту.

В графе 5 «Количество листов в деле (томе, части)» цифрами указывается количество листов, зафиксированное в листе-заверителе дела.

В графе 6 «Срок хранения дела (тома, части)» указывается срок хранения в соответствии с графой 4 номенклатуры дел без обозначения номера пункта по перечню. Например, «50 лет» или «75 лет».

Графа 7 «Примечание» описи используется для оформления отметок о передаче дел в архив организации, об особенностях физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи

В конце описи дел по личному составу кадровой службой за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания.

Пример В данный раздел описи внесено 60 (шестьдесят) дел с № 70 по № 129, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:   Заведующий архивом Подпись Е.М.Прокопенко 20.03.2016

В п.92 Правил работы архивов закреплен порядок подписания и согласования описи дел структурного подразделения:

• опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

• согласовывается руководителем службы документационного обеспечения управления организации, экспертной комиссией кадровой службы (при наличии);

• утверждается руководителем кадровой службы.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии кадровой службы - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания экспертной комиссии.

Справочно Опись личных дел уволенных работников (пример) см. здесь.

Передача личных дел в архив

В архив организации дела предают по составленной описи. Дела доставляют в архив работники кадровой службы.

При передаче в архив личные дела оформляются в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Требования к оформлению личных дел содержатся в Инструкции о порядке формирования личных дел, Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и Правилах работы архивов.

Оформление личного дела включает в себя:

• систематизацию документов в деле;

• нумерацию страниц;

• заверение внутренней описи личного дела;

• оформление листа-заверителя личного дела;

• прошивку дела;

• оформление обложки личного дела.

Обратите внимание! Срок хранения личных дел составляет «75 лет ЭПК» (подп.638.3 п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. графа 5 подп.638.3 п.638 перечня № 140 изложена в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: «После увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения».   Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в этом перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (примечание 10 к перечню).

18.02.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Оформление обложек личных дел.