Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Личные дела уволенных работников: оформление, составление описи, хранение

Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Вы узнаете, какие документы оформляются для передачи личных дел уволенных работников в архив.

На кого ведутся личные дела, кто ответственен за их формирование

Личные дела обязательно ведутся на:

• руководителей организации;

• специалистов;

• научных работников;

• государственных служащих (ч.2 п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.2 Инструкции № 2 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121.

Нередко кадровая служба организации принимает решение о ведении личных дел на всех работников организации, что обусловлено удобством учета и поиска информации о работнике.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации. В случае ее отсутствия - специально назначенное лицо.

Справочно Пример приказа о назначении лица, ответственного за формирование, ведение и оперативное хранение личных дел, см. здесь.

После увольнения работника его личное дело подлежит оформлению и передаче в архив (пп.23 и 24 Инструкции № 2).

Что такое опись, когда и кто ее составляет

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Описи составляются ежегодно на все дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, образующиеся в деятельности кадровой службы организации, или при значительном объеме дел - отдельно на личные дела уволенных работников.

Форма описи дел по личному составу кадровой службы приведена в приложении 13 к Правилам № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 13 к Правилам № 143 на основании постановления № 118 исключено.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.87 Правил № 143).

Пример Личные дела уволенных в 2019 году работников в течение 2020 года подлежали оформлению в кадровой службе и в течение 2021 года должны быть переданы в архив организации в соответствии с графиком приема дел в 2021 году.

Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства).

Обратите внимание! Личные дела уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

Пример Если приказ об увольнении работника издан 28 декабря 2019 г., а работник на основании этого приказа уволен 20 января 2020 г., то личное дело данного работника должно быть включено в опись дел за 2020 год.

Какие документы включаются в опись дел по личному составу

В опись дел по личному составу включаются следующие документы в указанном порядке:

1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

2) личные карточки работников;

3) личные дела работников;

4) невостребованные трудовые книжки;

5) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

6) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

7) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

8) должностные (рабочие) инструкции работников.

Личные дела уволенных работников систематизируются по алфавиту фамилий.

Личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др. включаются в опись дел постоянного хранения.

Обратите внимание! Если в кадровой службе оказались не подготовленными для передачи в архив дела за несколько лет, то по согласованию с архивом на них можно составить одну опись. Заголовки дел в такой описи можно систематизировать по хронологически-номинальному принципу.

Как заполняются графы описи дел по личному составу

Опись дел по личному составу кадровой службы имеет порядковый номер, который состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись, и буквенного обозначения «лс».

Пример Опись № 20/2019лс

В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в опись, в валовом порядке. Заголовок каждого дела и каждого тома вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

В графе 2 «Индекс дела (тома, части)» указывается индекс дела по номенклатуре дел. При внесении в опись дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются название подраздела при его наличии и заголовки дел в соответствии с правилами, установленными в п.90 Правил № 143.

Заголовком личного дела является фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки.

Пример Кривенкова (Лазовская) Виктория Игоревна

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется:

• соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность группировки документов, включенных в дело;

• правильность нумерации листов в деле;

• наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела;

• наличие и правильность оформления заверительной надписи.

Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в кадровой службе.

Обратите внимание! При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, кадровой службой составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел в соответствии с ч.2 п.89 Правил № 143.

Справочно Справка об утрате личного дела (пример).

В графе 4 «Дата дела (тома, части)» указываются даты первого и последнего документов каждого дела. Возле заголовка дела с личными карточками работников даты не указываются, так как они сформированы по алфавиту.

В графе 5 «Количество листов в деле (томе, части)» цифрами указывается количество листов, зафиксированное в листе-заверителе дела.

В графе 6 «Срок хранения дела (тома, части)» указывается срок хранения в соответствии с графой 4 номенклатуры дел без обозначения номера пункта по перечню. Например, «50 лет» или «75 лет».

Графа 7 «Примечание» описи используется для оформления отметок о передаче дел в архив организации, об особенностях физического состояния дел и др.

Как составляется итоговая запись к описи дел по личному составу

В конце описи дел по личному составу кадровой службой за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания.

Пример В данный раздел описи внесено 60 (шестьдесят) дел с № 70 по № 129, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:   Заведующий архивом Подпись Е.М.Прокопенко 22.03.2021

Порядок подписания и согласования описи дел структурного подразделения:

• опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

• согласовывается руководителем службы документационного обеспечения управления организации, экспертной комиссией кадровой службы (при наличии);

• утверждается руководителем кадровой службы (п.92 Правил № 143).

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии (ЭК) кадровой службы - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

Как передать личные дела в архив, срок их хранения

В архив организации дела передают по составленной описи. Дела доставляют в архив работники кадровой службы.

При передаче в архив личные дела оформляются в соответствии с требованиями законодательства.

Требования к оформлению личных дел содержатся в Инструкции № 2, Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, и Правилах № 143.

Оформление личного дела включает:

• систематизацию документов в деле;

• нумерацию страниц;

• заверение внутренней описи личного дела;

• оформление листа-заверителя личного дела;

• прошивку дела;

• оформление обложки личного дела.

Срок хранения личных дел составляет «75 лет ЭПК после увольнения» (подп.638.3 п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.673.3 п.673 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне № 140 в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (примечание 10 к Перечню № 140).

25.05.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела