Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Личные дела уволенных работников: оформление, составление описи, хранение

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

21.11.2023

В материале разъяснено, какие документы оформляются для передачи личных дел уволенных работников в архив организации.

Читайте в разделах:

Нередко кадровая служба организации принимает решение о ведении личных дел на всех работников организации, что обусловлено удобством учета и поиска информации о работнике.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации. В случае ее отсутствия - специально назначенное лицо.

После увольнения работника его личное дело подлежит оформлению и передаче в архив организации.

При передаче в архив организации личные дела оформляются в соответствии с требованиями законодательства.

Что значит полное оформление личного дела

Требования к оформлению личных дел содержатся в:

• Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Полное оформление личного дела включает:

• систематизацию документов в деле;

• нумерацию страниц;

• составление внутренней описи личного дела;

• оформление листа-заверителя личного дела;

• прошивку дела;

• оформление обложки личного дела (п.183 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • При сдаче личного дела в архив составляется ли лист-заверитель личного дела? Где можно найти форму такого документа?

Формы документов • Внутренняя опись личного дела уволенного работника (пример). • Обложка личного дела при передаче его в архив (пример). • Лист-заверитель личного дела (пример).

Что такое опись дел структурного подразделения, когда и кто ее составляет

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.190 Инструкции № 4).

Описи составляются ежегодно на все дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет, образующиеся в деятельности кадровой службы организации, или при значительном объеме дел - отдельно на личные дела уволенных работников.

Форма описи дел по личному составу кадровой службы приведена в приложении 16 к Инструкции № 4.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.194 Инструкции № 4).

Пример Личные дела уволенных в 2022 году работников в течение 2023 года подлежат оформлению в кадровой службе и в течение 2024 года должны быть переданы в архив организации в соответствии с графиком приема дел в 2024 году.

Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства).

Обратите внимание! Личные дела уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

Пример Если приказ об увольнении работника издан 28 декабря 2022 г., а работник на основании этого приказа уволен 20 января 2023 г., то личное дело данного работника должно быть включено в опись дел за 2023 год.

Какие документы включаются в опись дел по личному составу

В опись дел по личному составу включаются следующие документы в указанном порядке:

1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

2) личные карточки работников;

3) личные дела работников;

4) невостребованные трудовые книжки;

5) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

6) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

7) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

8) должностные (рабочие) инструкции работников.

Личные дела уволенных работников систематизируются по алфавиту фамилий.

Личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и других в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования госархивов включаются в опись дел постоянного хранения.

Обратите внимание! Если кадровая служба оказались не подготовленной для передачи в архив организации дел за несколько лет, то по согласованию с архивом организации на них можно составить одну опись дел. Заголовки дел в такой описи можно систематизировать по хронологически-номинальному принципу.

Как заполняются графы описи дел по личному составу

Опись дел по личному составу кадровой службы имеет порядковый номер, который состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись, и буквенного обозначения «лс» (п.197 Инструкции № 4).

Пример Опись № 20/2023лс

В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в опись, в валовом порядке. Заголовок каждого дела и каждого тома вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

В графе 2 «Индекс дела (тома, части)» указывается индекс дела по номенклатуре дел организации. При внесении в опись дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются название подраздела при его наличии и заголовки дел в соответствии с правилами, установленными в п.196 Инструкции № 4.

Заголовком личного дела является фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки.

Пример Кривенкова (Лазовская) Виктория Игоревна

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется:

• соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность группировки документов, включенных в дело;

• правильность нумерации листов в деле;

• наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела;

• наличие и правильность оформления заверительной надписи.

Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в кадровой службе.

Обратите внимание! При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, кадровая служба составляет справку с изложением причин отсутствия необнаруженных дел в соответствии с ч.2 п.185 Инструкции № 4.

В графе 4 «Дата дела (тома, части)» указываются даты первого и последнего документов каждого дела. Возле заголовка дела с личными карточками работников даты не указываются, так как они сформированы по алфавиту.

В графе 5 «Количество листов в деле (томе, части)» цифрами указывается количество листов, зафиксированное в листе-заверителе дела.

В графе 6 «Срок хранения дела (тома, части)» указывается срок хранения в соответствии с графой 4 номенклатуры дел без обозначения номера пункта по перечню документов с указанием сроков хранения. Например, «55 лет».

Графа 7 «Примечание» описи используется для оформления отметок о передаче дел в архив организации, об особенностях физического состояния дел и др.

Как составляется итоговая запись к описи дел по личному составу

В конце описи дел по личному составу кадровой службой за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания.

Пример В данный раздел описи внесено 60 (шестьдесят) дел с № 70 по № 129, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:   Заведующий архивом 22.12.2023 Подпись Е.М.Прокопенко

Порядок подписания и согласования описи дел структурного подразделения:

• опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

• согласовывается руководителем службы документационного обеспечения управления организации, экспертной комиссией кадровой службы (при наличии);

• утверждается руководителем кадровой службы (п.199 Инструкции № 4).

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии (ЭК) кадровой службы - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

Как передать личные дела в архив организации, срок их хранения

В архив организации дела передают по составленной описи дел. Дела доставляют в архив работники кадровой службы.

Формы документов • Опись личных дел уволенных работников (пример).

Срок хранения личных дел составляет 55 лет ЭПК / 55 лет после увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 55 лет после увольнения (подп.673.3 п.673 Перечня № 140).

Справочно Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в госархивы (примечание 5 к Перечню № 140).

Дополнительно по теме • Какой алгоритм изъятия документов временного хранения из личного дела перед сдачей его в архив?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.