Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организацию поступили на хранение документы ее ликвидированного филиала. Многие из указанных документов имеют временные сроки хранения, но с условием «после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».

Может ли организация уничтожить документы ликвидированного филиала без соблюдения данного условия, так как налоговая проверка ликвидированного филиала и самой организации не проводилась на протяжении многих лет, а количество накопившихся документов огромно и нет возможности их дальнейшего хранения?

ОТВЕТ: Не может.

Нормы перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями.

При определении сроков хранения документов в соответствии с Перечнем необходимо учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранению в течение определенного срока, которые в Перечне отражены в графе 5 «Пояснение» (п.7 примечаний к Перечню). Пунктом 9 примечаний к Перечню определено, что уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, не допускается.

Таким образом, в соответствии Перечнем документы, дополнительным условием выделения к уничтожению которых является проведение налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, должны храниться в течение установленных Перечнем сроков после проведения налоговыми органами соответствующей проверки. Ликвидация (реорганизация) организации либо ее обособленного подразделения не может быть основанием для уменьшения сроков хранения соответствующих документов.

В сложившейся ситуации в целях сокращения трудовых и финансовых затрат на хранение документов, не имеющих ценности, организации следует обратиться в налоговые органы с предложением о проведении соответствующей проверки.

При определении места хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности ликвидированной организации или ее обособленного подразделения, следует руководствоваться нормами ст.19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и п.184 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Справочно Для более детального изучения см. материалы: • «Порядок действий по уничтожению документов с истекшими сроками хранения»; • «Имеет ли право коммерческая организация принять по договору хранения от иной коммерческой организации документы, образующиеся в результате хозяйственной деятельности: договоры, документы бухгалтерского учета и отчетности?».

10.02.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела