Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Может ли организация вести журнал учета выданных доверенностей в электронном виде?

ОТВЕТ

Да, может.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе (подп.139.7 п.139 Инструкции № 4).

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (подп.139.9, 139.10 п.139 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.139.9 п.139 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Срок хранения журнала учета доверенностей - 3 года (п.103 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.123 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п.236 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.236 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением № 113. Комментарий см. здесь.

Так, регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов включены в приложение 20 к Инструкции № 4 (п.31 приложения 20).

Таким образом, НПА в сфере архивного дела и делопроизводства допускают вести и хранить в электронном виде журнал учета выданных доверенностей.

14.09.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела