Материал помещен в архив

ВОПРОС: Можно ли регистрировать факсовые копии документов с запросами на получение информации, являющейся коммерческой тайной?

ОТВЕТ: Да, можно.

Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно в канцелярии или ином структурном подразделении, выполняющем функции службы документационного обеспечения управления (служба ДОУ) (подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция).

Исключение составляют только документы, регистрируемые в структурных подразделениях (например, бухгалтерская документация), и документы, не подлежащие регистрации (примерный перечень таких документов приведен в приложении 5 к Инструкции). При этом подп.139.6 п.139 Инструкции установлено, что регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи, в том числе факсимильной связи, производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из подп.139.3 п.139 Инструкции второе предложение исключено, приложение № 5 к Инструкции исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

Поэтому в случае поступления в организацию документа по любому открытому каналу передачи информации (почта, факс, фельдъегерская связь, электронная почта и т. п.) независимо от содержания поступившего документа он должен быть централизованно зарегистрирован в службе ДОУ в день поступления (кроме случаев, подпадающих под указанные выше исключения).

Если организация обладает информацией, отнесенной в установленном порядке к коммерческой либо иной охраняемой законодательством тайне (далее - конфиденциальная информация), то для работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в организации необходимо предусмотреть отдельное конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство предполагает установление особого порядка подготовки, оформления, учета и использования конфиденциальных документов.

Таким образом, если в организацию по открытому каналу связи, в том числе по факсу, поступил запрос о представлении информации, являющейся коммерческой тайной, то он должен быть зарегистрирован в порядке общего делопроизводства службой ДОУ в день поступления. Подготовка ответа (при необходимости) на такой запрос и его отправка должны осуществляться с учетом установленных в организации требований по работе с конфиденциальными документами.

19.05.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела