Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Можно ли ставить косую черту перед наименованием должности, если за руководителя подписывает документ другое должностное лицо?

ОТВЕТ: Нельзя.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В указанных реквизитах наименование должности, собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия) должны соответствовать действительности и принадлежать одному лицу, подписавшему (утвердившему, согласовавшему) документ (п.57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Обратите внимание! Если проставленная собственноручно подпись не соответствует должности и фамилии, указанным в соответствующем реквизите, такой документ может быть признан недействительным (не имеющим юридической силы).

Вместе с тем в редких случаях может сложиться ситуация, когда по каким-либо причинам невозможно или же проблематично заново напечатать документ, чтобы указать в нем реальные должность и фамилию лица, которое будет документ подписывать (утверждать, согласовывать).

Пример Проект приказа, согласованный несколькими должностными лицами, визы которых проставлены на этом же проекте приказа (на его лицевой и (или) оборотной стороне), не может быть подписан указанным в нем должностным лицом по причине его длительного отсутствия (командировка, отпуск и др.). При этом печать нового документа означает необходимость повторного оперативного сбора большого количества виз, что по тем или иным причинам затруднительно. В этом случае можно поступить следующим образом: должностное лицо, которое будет подписывать документ, в реквизите «Подпись» от руки может выше соответствующих элементов реквизита указать свои реальные должность, инициалы и фамилию.   Заместитель директора Петров В.К.Петров Директор   И.И.Иванов

Подобные действия позволяют избежать необходимости пересогласовывать документ заново, при этом придавая документу юридическую силу.

17.03.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года