Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Необходимо ли на исходящих письмах печатать исходящий индекс и дату или можно вписать их от руки?

ОТВЕТ: В дате можно печатать обозначения месяца и года, а день месяца проставляет подписывающее (утверждающее) должностное лицо; регистрационный индекс проставляется лишь после подписания письма и проставления даты.

Дата на организационно-распорядительных документах, в т.ч. письмах, должна проставляться от руки тем лицом, которое подписывает (утверждает) этот документ (пп.46, 52, 101 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

При этом Инструкция допускает при подготовке проекта документа печатать обозначения месяца и года, а в отношении дня месяца указывает на необходимость его проставления подписывающим (утверждающим) должностным лицом.

Что касается регистрационного индекса, то прямого запрета на его печать при помощи принтера нет. Вместе с тем согласно Инструкции регистрационный индекс проставляется на документе лишь после его подписания и проставления даты. Нецелесообразно пропускать уже подписанный документ через принтер для того, чтобы проставить на нем регистрационный индекс печатным способом.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167 внесены изменения.

11.01.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года