Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Необходимо ли прошнуровывать, пронумеровывать и скреплять подписью и печатью следующие виды журналов: регистрации инструктажей по охране труда; ежемесячного контроля за состоянием охраны труда; проведения внутреннего аудита; учета технического осмотра и ремонта машин; учета электроэнергии и теплоснабжения; сдачи объекта под охрану?

ОТВЕТ: Следует учитывать наличие общих и частных норм в законодательстве Республики Беларусь, регламентирующих правоотношения в соответствующих сферах деятельности.

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, который бы устанавливал общую норму, обязывающую прошнуровывать, нумеровать и скреплять подписью и печатью все журналы регистрации/учета.

Например, законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства не предусмотрена необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью и печатью журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе приказов). Аналогично в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, отсутствуют нормы, обязывающие выполнять указанные технические процедуры в отношении книги/журнала учета личных дел работников.

В то же время в законодательстве могут быть установлены частные нормы, предусматривающие необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью и печатью определенных видов журналов/книг.

Так, журнал учета выдачи служебных удостоверений должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписью руководителя (заместителя руководителя) государственного органа (организации) либо подчиненной ему организации или территориального органа и гербовой печатью (п.16 Положения о порядке выдачи и использования служебных удостоверений в государственных органах (организациях), утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 18.03.2008 № 159). Аналогичное требование содержится в п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

Таким образом, при решении вопроса о необходимости выполнения с конкретной регистрационной/учетной формой указанных выше технических действий следует, прежде всего, установить наличие правовых норм, определяющих требования к ее ведению и оформлению. Отсутствие частных норм, предписывающих нумерацию, прошнуровывание и скрепление подписью и печатью конкретного журнала/книги, оставляет за организацией право самостоятельно принимать решение о необходимости выполнения соответствующих технических действий.

При этом нужно учитывать, что соответствующие частные нормы могут быть установлены в локальных (ведомственных, отраслевых) правовых актах, разрабатываемых вышестоящей организацией.

Что касается необходимости нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью и печатью журналов, названных в вопросе, в законодательстве содержатся следующие нормы.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 4 апреля 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.79 Инструкции № 40 на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34.

1. Журналы регистрации инструктажей по охране труда.

Журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда, регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа по охране труда (в случае его применения) должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Журнал регистрации вводного инструктажа заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Журналы регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа по охране труда (в случае его применения) заверяются подписью руководителя организации или структурного подразделения организации (п.62 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2018 г. следует руководствоваться п.62 Инструкции № 175 в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 06.03.2018 № 28: «Журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда, регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа по охране труда (в случае его применения) должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации либо уполномоченного должностного лица нанимателя. При этом указывается количество страниц в журнале (цифрами и прописью)».

2. Журналы ежемесячного контроля за состоянием охраны труда.

Ведение журнала ежедневного контроля за состоянием охраны труда и журнала ежемесячного контроля за состоянием охраны труда предусмотрено пп.19 и 23 Типовой инструкции о проведении контроля за соблюдением законодательства об охране труда в организации, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 26.12.2003 № 159. В указанной Типовой инструкции, а также формах данных журналов, приведенных в приложениях 1 и 2 к ней, необходимость их нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью и печатью не установлена.

3. Журналы проведения внутреннего аудита.

Внутренний аудит в организации может проводиться по разным вопросам. Специальных норм, обязывающих нумеровать, прошнуровывать и скреплять подписью и печатью журналы внутреннего аудита, в законодательстве выявить не удалось.

В то же время п.8 Правил проведения экологического аудита, утвержденных постановлением Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь от 27.03.2006 № 19, установлено, что экологическая аудиторская организация должна иметь пронумерованную, прошнурованную экоаудиторской организацией книгу регистрации договоров, скрепленную печатью экоаудиторской организации и распорядительного органа по месту нахождения экоаудиторской организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2016 г. Правила № 19 на основании постановления Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь от 05.05.2016 № 16 утратили силу. Взамен действует Положение о порядке проведения экологического аудита, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2016 № 412, в котором вышеприведенная норма не содержится.

4. Журнал учета технического осмотра и ремонта машин.

В Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь удалось выявить два акта законодательства, предусматривающих необходимость нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью и печатью журналов, связанных с техническим осмотром и учетом машин.

Пунктом 44 Правил государственной регистрации и государственного учета колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, их снятия с государственного учета и внесения изменений в документы, связанные с государственной регистрацией колесных тракторов, прицепов к ним и самоходных машин, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.04.2008 № 630, установлено, что данные о машинах, принятых на временный учет, ведутся в журнале учета машин, поставленных на временный учет, который, в свою очередь, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью областной инспекции гостехнадзора и хранится в ней 60 лет.

Пунктом 4 Положения о требованиях к сервисным мастерским, осуществляющим оказание услуг (выполнение работ) по установке, активированию и ремонту цифровых тахографов, утвержденного постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 16.06.2010 № 46, установлено, что сервисной мастерской ведется учет оказываемых услуг (выполненных работ) по установке, активированию и ремонту цифрового тахографа в журнале учета работ с цифровым тахографом, который, в свою очередь должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью (штампом) сервисной мастерской.

5. Журнал учета электроэнергии и теплоснабжения.

Ведение журналов учета электрической и тепловой энергии предусмотрено Инструкцией по организации учета электрической энергии (подп.1.3 п.3) и Положением о присоединении систем теплопотребления и теплоустановок потребителей теплоэнергии к тепловым сетям энергосистемы (подп.5.11 п.5). Оба нормативных правовых акта утверждены приказом Министерства топлива и энергетики Республики Беларусь от 30.04.1996 № 28.

Требование нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью и печатью указанных журналов в данных актах законодательства отсутствует.

6. Журнал сдачи объекта под охрану.

Под охрану могут сдаваться различные объекты, особые требования к ведению соответствующих журналов содержатся в различных нормативных правовых актах Республики Беларусь. Специальных норм, обязывающих нумеровать, прошнуровывать и скреплять подписью и печатью журналы сдачи объекта под охрану, в законодательстве выявить не удалось.

10.02.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела