Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Необходимо ли ставить отметку о снятии с контроля на обращениях граждан (на самом обращении гражданина)?

ОТВЕТ: На обращениях граждан проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и состав реквизитов, используемых при их подготовке и оформлении, содержатся в:

• государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

В данных документах установлено 32 реквизита, среди которых отсутствует реквизит «Отметка о снятии с контроля». Его функцию на документе выполняет реквизит «Отметка об исполнении и направлении в дело», которая состоит из:

• слов «В дело»;

• номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

• даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении;

• собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя;

• даты направления документа в дело.

Как отмечено в п.65 названной выше Инструкции, такая отметка является свидетельством завершения работы над документом.

Также необходимость проставления на каждом обращении граждан отметки об исполнении и направлении в дело после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов закреплена в п.24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело при исполнении письменных обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений, проставляется на копии ответа, направленного гражданину.

Сведения о снятии обращения с контроля могут отражаться в регистрационно-контрольной форме регистрации обращения - журнальной, карточной, электронной.

Справочно Воспользуйтесь примерными формами документов: • «Журнал регистрации обращений граждан»; • «Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан».

25.09.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела