Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: 1. Необходимо ли вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации?

2. Есть ли типовая форма у данного журнала? Если нет, то в какой форме он должен вестись?

3. Обязательно ли указывать в журнале, какие интересы передоверяются?

4. Утверждается ли журнал в номенклатуре дел?

ОТВЕТ: 1. Да, вести журнал (регистрировать доверенности) необходимо.

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в установленном порядке (п.1 ст.186 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Доверенность, выдаваемая работнику, наделяет его полномочиями по представлению интересов организации перед сторонними организациями.

Доверенности бывают различных видов:

• на представительство интересов организаций (структурных подразделений организаций);

• на совершение сделок;

• на получение или выдачу денег, имущественных, материальных и других ценностей и др.

В соответствии с подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Очевидно, что доверенности на представительство интересов организации требуют учета. По решению организации указанные доверенности могут регистрироваться в регистрационно-контрольной форме исходящих и внутренних документов или в отдельном журнале.

2. Форма такого журнала нормативными правовыми актами не утверждена.

Как правило, журнал состоит из следующих граф:

• номер доверенности;

• дата выдачи;

• кому выдана;

• срок действия доверенности;

• подпись должностного лица, получившего доверенность.

3. По решению организации в журнале могут указываться передоверяемые полномочия полностью или обобщенно (если они объемные).

4. Журнал регистрации доверенностей на представительство интересов организации включается в номенклатуру дел организации.

Срок хранения такого журнала можно установить в соответствии с п.103 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, и он будет составлять 3 года. Сами доверенности необходимо хранить 3 года после прекращения срока действия доверенности (п.63 названного Перечня).

18.08.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела