Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

1. Необходимо ли вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации?

2. Есть ли типовая форма данного журнала? Если нет, то в какой форме он должен вестись?

3. Обязательно ли указывать в журнале, какие интересы передоверяются?

4. Утверждается ли журнал в номенклатуре дел?

ОТВЕТ

1. Да, вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации (регистрировать доверенности) необходимо.

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п.1 ст.186 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Доверенность, выдаваемая работнику, наделяет его полномочиями по представлению интересов организации перед сторонними организациями.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Очевидно, что доверенности на представительство интересов организации требуют учета. По решению организации указанные доверенности могут регистрироваться в регистрационно-контрольной форме исходящих и внутренних документов или в отдельном журнале.

2. Форма такого журнала нормативными правовыми актами не утверждена.

Как правило, журнал состоит из следующих граф:

• номер доверенности;

• дата выдачи;

• кому выдана;

• срок действия доверенности;

• подпись должностного лица, получившего доверенность.

3. По решению организации в журнале могут указываться передоверяемые полномочия полностью или обобщенно (если они объемные).

4. Журнал регистрации доверенностей на представительство интересов организации включается в номенклатуру дел организации.

Срок хранения такого журнала - 3 года (п.103 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.123 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Сами доверенности необходимо хранить 3 года после прекращения срока действия доверенности (п.63 названного Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.67 Перечня № 140 в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

28.02.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела