Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

11.11.2023

ВОПРОС

1. Необходимо ли вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации?

2. Есть ли типовая форма данного журнала? Если нет, то в какой форме его вести? Можно ли вести его в электронном виде?

3. Обязательно ли указывать в журнале, какие интересы передоверяются?

4. Утверждается ли журнал в номенклатуре дел?

ОТВЕТ

1. Да, вести журнал выдачи доверенностей на представление интересов организации (регистрировать доверенности) необходимо.

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п.1 ст.186 ГК).

Доверенность, выдаваемая работнику, наделяет его полномочиями по представлению интересов организации перед сторонними организациями.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Так, доверенности на представительство интересов организации требуют учета. По решению организации указанные доверенности могут регистрироваться в регистрационно-контрольной форме исходящих и внутренних документов или в отдельном журнале.

2. Форма такого журнала нормативными правовыми актами не утверждена.

Как правило, журнал состоит из следующих граф:

• «Номер доверенности»;

• «Дата выдачи»;

• «Кому выдана»;

• «Срок действия доверенности»;

• «Подпись должностного лица, получившего доверенность».

Формы документов • Журнал учета выданных доверенностей ф.М-3 (примерная форма).

Журнал можно вести в электронном виде с учетом следующего.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного управления, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч.3 п.236 Инструкции № 4).

То есть такой журнал можно не распечатывать, если организация ведет учетно-регистрационную форму в своей информационной системе (на определенном автоматизированном рабочем месте) и обеспечивает ее целостность (для этого надо в ЛПА организации закрепить право доступа к учетно-регистрационным формам и их ведения, способ их защиты от внесения несанкционированных изменений и др.).

Дополнительно по теме • Журналы регистрации в электронном виде: надо ли их распечатывать для хранения.

3. По решению организации в журнале могут указываться передоверяемые полномочия полностью или обобщенно (если они объемные).

4. Журнал регистрации доверенностей на представительство интересов организации включается в номенклатуру дел организации.

Если журнал ведется в электронном виде, то в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка о ведении его в электронном виде (ДЭВ) (подп.165.5 п.165 Инструкции № 4).

Срок хранения такого журнала - 3 года (п.123 Перечня № 140).

Доверенности необходимо хранить 3 года после прекращения срока действия доверенности (п.67 Перечня № 140).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.