Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ЕЕ ВИДЫ

Каждая организация независимо от формы собственности в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, а также определения сроков их хранения составляет номенклатуру дел.

Понятие. Нормативное регулирование

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Номенклатура дел должна охватывать все документы, образующиеся в процессе деятельности организации. Это означает, что номенклатура дел организации должна включать документы, образующиеся в деятельности каждого управления, отдела, сектора, иного структурного подразделения организации, каждого работника, а также общественных организаций, коллегиальных органов, комиссий, временно действующих структур организации и групп работников. Также в номенклатуру дел включаются дела с документами, которые ведутся в электронном виде.

Порядок разработки номенклатуры дел подробно регламентирован:

• Инструкцией по делопроизводству (глава 10);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) (глава 5);

• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации).

При составлении номенклатуры дел организации также следует руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

Справочно Форма номенклатуры дел организации - приложение 7 к Правилам работы архивов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуру дел организации также называют сводной номенклатурой дел. Использование такого дополнительного термина необходимо в целях смыслового разграничения понятий номенклатура дел организации и номенклатура дел структурного подразделения. Употребление слова «сводная» указывает на то, что номенклатура дел организации включает все документы организации.

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляется на основе выписок из номенклатуры дел организации.

Сроки составления

Номенклатура дел организации на предстоящий делопроизводственный (календарный) год составляется в IV квартале текущего года.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года.

При реорганизации организации (если ее функции, организационно-правовой статус, структура значительно изменились и номенклатура дел не отражает реального состояния дел) номенклатура дел составляется (пересоставляется) и утверждается независимо от времени года (подп.2.1 п.2 Методических рекомендаций).

Обратите внимание! Если в номенклатуре дел организации на будущий год нет дополнений и изменений по сравнению с ныне действующей, то номенклатура дел заново согласовывается и утверждается руководителем организации.

Кто составляет

Номенклатуру дел организации составляет служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (например, канцелярия, секретариат и т.п.), а в случае ее отсутствия - лицо, ответственное за документооборот. Это может быть секретарь (делопроизводитель) или другой работник, в должностную инструкцию которого включены соответствующие обязанности. Номенклатура дел составляется при участии архива организации.

Виды номенклатуры

Устанавливаются 3 вида номенклатуры дел:

1) типовая;

2) примерная;

3) номенклатура дел организации (п.149 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов (п.150 Инструкции по делопроизводству).

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. То есть в индивидуальную номенклатуру дел из типовой номенклатуры дел заголовки переносятся без изменений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме, приведенной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание! Сама номенклатура дел организации включается в отдельное дело и регистрируется в регистрационно-контрольных формах как внутренний документ. Индекс номенклатуры дел состоит из индекса дела, в которое она включается согласно номенклатуре дел организации, и порядкового регистрационного номера по соответствующей регистрационной форме учета.

Согласование и утверждение номенклатуры

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией, центральной экспертной комиссией вышестоящей организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации»; • «Схема построения номенклатуры дел организации»; • «Номенклатура дел организации: оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел»; • «Номенклатура дел организации: составление заголовков дел»; • «Систематизация заголовков дел в пределах раздела (подраздела) номенклатуры дел».

29.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела