Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: СОСТАВЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ

Одним из сложных и важных моментов при составлении номенклатуры дел является составление заголовков дел. Заголовок дел содержится в графе 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)».

В Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, указано, что заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В соответствии с вышеуказанной Инструкцией в состав заголовка может включаться:

• указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело);

• разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.);

• название темы (содержание) дела.

В зависимости от категории дел дополнительно указывается:

• автор документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

• адресат или корреспондент документов (организация или лицо, которому адресуются документы);

• содержание дела (вопрос, тема, предмет дела, отвечает на вопрос «о чем?»);

• географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относится содержание документов дела;

• копийность документов, включенных в дело.

Термин «Документы» используется в заголовке при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело. Термин «Документы» употребляется также при объединении в одном деле приложений к какому-либо документу.

Пример Документы о результатах рассмотрения замечаний или предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, переписка и др.)

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Пример Переписка с Инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по Заводскому району г.Минска о налогообложении организации

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Пример Переписка с местными исполнительными и распорядительными органами о проведении работ по благоустройству территории

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке не указываются.

Пример Переписка с организациями по вопросам благотворительности

Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Пример Дело о рассмотрении заявления Ивановой Т.М.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Пример План работы отдела кадров на 2014 год

Пример Статистические отчеты закрытого акционерного общества «Рандеву» по основным направлениям деятельности за 2014 год

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Входящие документы», «Информация», «Общая переписка» и т.д.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование...», «Рассмотрение...», «Обеспечение...», «Анализ…» и т.д.).

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации»;

29.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела