Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляется на основе выписок из номенклатуры дел организации.

Порядок разработки номенклатуры дел подробно регламентирован:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (глава 10);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) (глава 5);

• Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55.

При составлении номенклатуры дел организации также следует руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

Справочно Номенклатура дел структурных подразделений составляется по форме согласно приложению 8 к Правилам работы архивов.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.), временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) их номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения используются устав организации (положение о ней), положение о структурном подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе структурного подразделения, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

В номенклатуру дел включаются дела:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• временного (до 10 лет включительно) хранения;

• учетно-регистрационные формы (журналы, книги);

• справочные картотеки.

В номенклатуру дел не включаются: Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Примерная форма номенклатуры дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации Частное унитарное предприятие «СтройМир»   Канцелярия   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   20.11.2013 № 1   г.Минск   на 2014 год
Индекс дела (тома, части)	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01. Канцелярия
01-01	Документы о создании, государственной регистрации предприятия (постановления, решения, свидетельства о государственной регистрации, акты и др.)		Постоянно п.23
01-02	Устав предприятия		Постоянно п.24
01-03	Приказы директора предприятия по основной деятельности		Постоянно п.21.1
01-04	Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам		5 лет п.21.2	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
01-05	Протоколы совещаний у руководства предприятия		Постоянно п.17
…
01-24	Журнал регистрации внутренних документов		3 года п.103	Ведется в электронном виде
01-25	Опись дел постоянного хранения канцелярии		1 год п.126	После утверждения годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
01-26	Номенклатура дел предприятия		Постоянно п.93.1
01-27
01-28
Номенклатура дел составлена на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться подп.21.2 п.21 перечня № 140 в редакции постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Номенклатура дел организации: составление заголовков дел»;

29.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела