Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Номенклатура дел организации составляется самостоятельно в каждой организации независимо от формы ее собственности.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения (часть пятая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).
|
Основные признаки |
Содержание |
Норма |
| Понятие | Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке | Часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству |
| Виды номенклатур |
Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации. Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. Номенклатуру дел организации также называют сводной номенклатурой дел, употребление слова «сводная» указывает на то, что номенклатура дел организации включает все документы организации. Номенклатура дел структурных подразделений является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения |
Пункты 149, 150 Инструкции по делопроизводству; пп.22, 23 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов) |
| Какие документы включаются |
Все документы, образующиеся в процессе деятельности организации: документы всех управлений, отделов, секторов, иных структурных подразделений организации, каждого работника, а также общественных организаций, коллегиальных органов, комиссий, временно действующих структур организации и групп работников.
|
Пункты 34, 35 Правил работы архивов |
|
Обратите внимание! В номенклатуру дел обязательно включаются дела с документами, которые ведутся в электронном виде |
Часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству | |
| Какие документы не включаются | Не включаются: - Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов; - печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.); - указатели и другие вспомогательные документы |
Часть третья п.161 Инструкции по делопроизводству; п.35 Правил работы архивов |
| Что используют при составлении | При составлении используются: - устав организации (положение о ней); - положения о структурных подразделениях; - штатное расписание; - структуры и штатная численность; - планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений; - инструкция по делопроизводству в организации; - должностные инструкции работникам; - типовые и примерные номенклатуры дел; - номенклатуры дел за предыдущие годы; - регистрационные формы; - справочные картотеки и базы данных, содержащие информацию о документах организации; - описи дел; - перечни документов с указанием сроков хранения; - решения центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации |
Пункт 34 Правил работы архивов; подп.1.3.2 и 1.3.3 п.1 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации) |
| Сроки составления |
Составляется ежегодно. На предстоящий делопроизводственный (календарный) год составляется в IV квартале текущего года.
Пример Номенклатура на 2015 г. составляется в IV квартале 2014 г.
В любое время года при создании организации, в т.ч. в результате реорганизации в форме слияния или разделения, а также при значительном изменении структуры, функций и направлений деятельности организации |
Подпункт 2.1 п.2 Методических рекомендаций; п.154 Инструкции по делопроизводству |
| Кто составляет | Служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (например, общий отдел, канцелярия и т.п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации | Подпункт 2.1 п.2 Методических рекомендаций |
| Схема построения номенклатуры |
По одному из трех принципов: |
Пункт 162 Инструкции по делопроизводству; п.37 Правил работы архивов |
| Форма |
Составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 Правил работы архивов |
Пункты 38, 39 Правил работы архивов |
| Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел |
Составляется в конце номенклатуры дел по форме приложения 9 к Правилам работы архивов. Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) |
Пункт 41 Правил работы архивов |
| Согласование | Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена | Часть вторая п.27 Правил работы архивов |
| Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования |
Пункт 155 Инструкции по делопроизводству | |
| Количество экземпляров | Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах: 1-й - в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ); 2-й - передается в архив организации в качестве учетного документа; 3-й - в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации |
Пункт 30 Правил работы архивов |
| Утверждение | Утверждается руководителем организации до начала года, на который она составлена. Вводится в действие с 1 января следующего календарного года | Подпункт 2.1 п.2 Методических рекомендаций; часть вторая п.153 Инструкции по делопроизводству |
| Выписка из номенклатур дел организаций | После утверждения номенклатуры структурные подразделения получают заверенные выписки из нее, которые включают разделы, содержащие сведения о делах, заводимых в данных структурных подразделениях. Выписка заверяется согласно п.64 Инструкции по делопроизводству. От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента РБ от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.64 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Минюста РБ от 26.07.2018 № 154 |
Пункт 157 Инструкции по делопроизводству; подп.2.5 п.2 Методических рекомендаций |
| Срок хранения номенклатуры: | Пункты 93, 94 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 | |
| организации, которая является источником комплектования государственного архива | Постоянно | |
| организации, которая не является источником комплектования государственного архива | 10 лет | |
| структурных подразделений | 1 год после утверждения номенклатуры дел организации | |
| Выписка из номенклатуры | 3 года |
10.07.2014
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»