Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Номенклатура дел организации составляется самостоятельно в каждой организации независимо от формы ее собственности.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения (часть пятая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).
| Основные признаки | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Понятие | Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке | Часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству | |
| Виды номенклатур | Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации. Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуру дел организации также называют сводной номенклатурой дел. Употребление слова «сводная» указывает на то, что номенклатура дел организации включает все документы организации. Номенклатура дел структурных подразделений - часть сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения |
Пункты 149, 150 Инструкции по делопроизводству; пп.22, 23 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами работы архивов в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь | |
| Какие документы включаются | Все документы, образующиеся в процессе деятельности организации: документы всех управлений, отделов, секторов, иных структурных подразделений организации, каждого работника, а также общественных организаций, коллегиальных органов, комиссий, временно действующих структур организации и групп работников. |
Пункты 34, 35 Правил работы архивов. | Включение электронных документов в номенклатуру дел: 5 основных ошибок |
|
Обратите внимание! В номенклатуру дел обязательно включаются дела с документами, которые ведутся в электронном виде |
Пункт 236 Инструкции по делопроизводству | ||
| Какие документы не включаются | Не включаются: - Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов; - печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.); - указатели и другие вспомогательные документы |
Часть третья п.161 Инструкции по делопроизводству; часть третья п.35 Правил работы архивов | Включаются ли бланки строгой отчетности в номенклатуру дел организации? |
| Что используют при составлении | При составлении используются: - устав организации (положение о ней); - положения о структурных подразделениях; - штатное расписание; - структуры и штатная численность; - планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений; - инструкция по делопроизводству в организации; - должностные инструкции работникам; - типовые и примерные номенклатуры дел; - номенклатуры дел за предыдущие годы; - регистрационные формы; - справочные картотеки и базы данных, содержащие информацию о документах организации; - описи дел; - перечни документов с указанием сроков хранения; - решения центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации |
Пункт 34 Правил работы архивов; подп.1.3.2 и 1.3.3 п.1 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации). От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел |
|
| Сроки составления | Составляется ежегодно. На предстоящий делопроизводственный (календарный) год составляется в IV квартале текущего года. Пример Номенклатура на 2020 год составляется в IV квартале 2019 г.На текущий год - при создании организации, в том числе в результате реорганизации в форме слияния или разделения, а также при значительном изменении структуры, функций и направлений деятельности организации |
Подпункт 2.1 п.2 Методических рекомендаций; п.154 Инструкции по делопроизводству |
|
| Кто составляет | Служба документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (например, общий отдел, канцелярия и т. п.), а при ее отсутствии - лицо, ответственное за ДОУ, при участии архива организации | Подпункт 2.1 п.2 Методических рекомендаций | |
| Схема построения номенклатуры | По одному из трех принципов: 1) структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации); 2) функциональному (в бесструктурных организациях - в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации); 3) структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации) |
Пункт 162 Инструкции по делопроизводству; п.37 Правил работы архивов | Схема построения номенклатуры дел организации |
| Форма | Оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов | Пункты 38, 39 Правил работы архивов | |
| Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел | Составляется в конце сводной номенклатуры дел по форме приложения 9 к Правилам работы архивов. Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) |
Пункт 41 Правил работы архивов | Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, если дело заведено в 2012 году и велось по 2017 год? |
| Согласование | Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), ЦЭК или ЭК организации и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена | Часть вторая п.27 Правил работы архивов | |
| Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования |
Пункт 155 Инструкции по делопроизводству | ||
| Количество экземпляров | Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах: 1-й - в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ); 2-й - передается в архив организации в качестве учетного документа; 3-й - в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах |
Пункт 30 Правил работы архивов | |
| Утверждение | Утверждается руководителем организации до начала (до 1 января) года, на который она составлена. Вводится в действие с 1 января следующего календарного года | Подпункт 2.1 п.2 Методических рекомендаций; часть вторая п.153 Инструкции по делопроизводству |
|
| Выписка из номенклатур дел организаций | После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают заверенные выписки из нее, которые включают разделы, содержащие сведения о делах, заводимых в этих структурных подразделениях. Выписка заверяется согласно п.64 Инструкции по делопроизводству |
Пункт 157 Инструкции по делопроизводству; подп.2.5 п.2 Методических рекомендаций | |
| Внесение изменений в номенклатуру дел | Если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменения сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписки из нее) вносятся соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню | Подпункт 2.8.4 п.2 Методических рекомендаций | Номенклатура дел на следующий год утверждается, как правило, в конце предшествующего года. Как быть в случае, если потом появилась необходимость завести новые дела? Как внести изменения в номенклатуру дел? |
| Срок хранения номенклатуры: | Пункты 93, 94 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.113 и 114 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь |
||
| организации, которая является источником комплектования государственного архива | Постоянно | ||
| организации, которая не является источником комплектования государственного архива | 10 лет | ||
| структурных подразделений | 1 год после утверждения номенклатуры дел организации | ||
| Выписка из номенклатуры дел | 3 года | ||
01.10.2019
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»