Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: ОФОРМЛЕНИЕ ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ЗАВЕДЕННЫХ ДЕЛ
По окончании делопроизводственного (календарного) года в структурных подразделениях к выпискам из номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.
 |
Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила). |
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК»
Итоговая запись содержит сведения, необходимые для последующего комплектования архива и учета количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру дел будущего делопроизводственного года, и дел с отметкой «ЭПК».
Итоговая запись к выписке подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем структурные подразделения передают эти сведения в службу документационного обеспечения управления, делая соответствующую отметку на выписке из номенклатуры дел.
Пример итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в 2018 году в юридическом отделе организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
| заведенных в 2018 году в |
ЧУП «СтройМир» |
||
|
(наименование организации) |
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного |
12 |
0 |
|
| Временного (свыше 10 лет) |
0 |
0 |
0 |
| Временного (до 10 лет включительно) |
64 |
3 |
2 |
| ИТОГО |
76 |
3 |
2 |
| Начальник юридического отдела 04.01.2019 |
Подпись | С.В.Алексеев |
| Итоговые сведения переданы в канцелярию | ||
| Начальник юридического отдела 04.01.2019 |
Подпись | С.В.Алексеев |
Служба документационного обеспечения управления на основе полученных сведений в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел в целом в организации.
Пример итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в 2018 году в организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
| заведенных в 2018 году в |
ЧУП «СтройМир» |
||
|
(наименование организации) |
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного |
51 |
2 |
|
| Временного (свыше 10 лет) |
36 |
0 |
0 |
| Временного (до 10 лет включительно) |
173 |
14 |
9 |
| ИТОГО |
260 |
16 |
9 |
| Заведующий канцелярией 21.01.2019 |
Подпись | А.О.Иванова |
| Итоговые сведения переданы в архив организации | ||
| Заведующий канцелярией 21.01.2019 |
Подпись | А.О.Иванова |
Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации (часть вторая п.41 Правил).
В итоговой записи рекомендуется указывать общее количество дел по каждой категории дел и отдельно указывается количество дел с документами в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов, а также количество гибридных дел (часть вторая п.24 Методических рекомендаций по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56).
18.10.2018
Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела