Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Номенклатура дел транспортной организации: нюансы составления

Анна Кричевская
юрист

22.12.2023

Особенности составления номенклатуры дел в транспортных организациях рассмотрены в разделах:

Номенклатура дел организации составляется ежегодно, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (ДОУ) (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (ЭК) или ЦЭК организации и подлежит утверждению руководителем организации до 1 января года, на который она составлена (ч.2 п.153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения документов транспортных организаций

При подготовке к составлению номенклатуры дел транспортной организации необходимо определить, входит ли организация в систему Минтранса.

Так, постановлением Совмина от 31.07.2006 № 985 определены:

• перечень государственных организаций, подчиненных Министерству транспорта и коммуникаций Республики Беларусь;

• перечень хозяйственных обществ, акции (доли в уставных фондах) которых принадлежат Республике Беларусь и переданы в управление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.

Если организация включена в указанные перечни, то при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов данным организациям необходимо руководствоваться перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков (приложение к приказу Минтранса от 26.05.2017 № 164-Ц).

Иные организации, не входящие в систему Минтранса, а также ИП при определении сроков хранения документов руководствуются Перечнем № 140.

Обратите внимание! Применение Перечня № 164-Ц иными организациями (не входящими в систему Минтранса) возможно в качестве методического документа на основании решения ЭК (ЦЭК) организации.

Экспертная комиссия (ЦЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации (п.177 Инструкции № 4, п.57 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Формы документов • Приказ об установлении сроков хранения документов.

Если организация является источником комплектования госархива, то решение ЭК (ЦЭК) об установлении срока хранения документов должно быть согласовано с соответствующим госархивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета (ч.2 подп.165.4 п.165 Инструкции № 4).

При использовании нескольких перечней документов с указанием сроков хранения ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п. (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36.

Пример Номенклатура дел составлена на основании: * приказа Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.05.2017 № 164-Ц «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков хранения»; ** постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов».

Принцип построения номенклатуры дел

Независимо от принципа построения номенклатуры дел организации ее структурными элементами являются разделы, которые могут делиться на подразделы. В первый раздел включаются дела службы ДОУ (п.163 Инструкции № 4).

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.

Пример 1. Руководство 2. Отдел экономики и финансов 3. Отдел правового регулирования и кадровой работы 4. Производственно-технический отдел 5. Отдел грузовых перевозок 6. ...

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.

Пример 1. Отдел документационного обеспечения управления 2. Руководство 3. Отдел экономики и финансов 4. Юридический отдел 5. Кадровая работы 6. Отдел по организации перевозок 7. ...

Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.

Пример 1. Руководство 2. Планирование 3. Работа с кадрами 4. Пассажирские перевозки 5. Грузовые перевозки 6. Финансирование 7. ...

Оформление номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел организации установлена согласно приложению 10 к Инструкции № 4.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4, графы заполняются в соответствии с требованиями п.165 Инструкции № 4.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в порядке, установленном подп.165.2 п.165 Инструкции № 4.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.