Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: УЧАСТИЕ АРХИВА ПРИ ЕЕ СОСТАВЛЕНИИ

В IV квартале делопроизводственного года перед службой ДОУ организации стоит задача - составление номенклатуры дел на предстоящий год.

Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации до 1 января года, на который составлена (часть вторая п.153 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Участие работников архива организации при составлении номенклатуры дел обязательно, так как именно она является основным учетным документом всех дел организации и основой для составления архивных учетных документов.

Так, сводная номенклатура дел согласовывается с руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) (п.27 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила, п.153 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Номенклатура дел в большей или меньшей степени используется в работе всеми структурными подразделениями организации, что связано с определенным жизненным циклом документов. В таблице представлены функции номенклатуры дел и структурные подразделения организации, которые их реализуют в практической деятельности.

Как видно из таблицы, от качества составления номенклатуры дел во многом зависит дальнейшая работа с документами уже в архиве организации, что указывает на заинтересованность работников архива в ее наличии. Также таблица показывает, что наиболее значимым для архива являются правильное составление заголовков дел, которые бы полно отражали содержащиеся в них документы, и верное определение сроков хранения документов.

Справочно Более подробно по данной теме см. материал «Номенклатура дел организации: составление заголовков дел».

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел ее структурных подразделений.

Справочно Составление номенклатуры дел структурного подразделения организации см. здесь.

Номенклатуры дел структурных подразделений согласовываются с архивом организации путем оформления визы руководителя архива (лица, ответственного за архив), которая располагается после подписи составителя номенклатуры дел структурного подразделения организации.

Пример Заведующий архивом Подпись И.И.Иванова 20.10.2018

Задача архива состоит в том, чтобы ознакомить работников с правилами составления номенклатуры дел, провести по необходимости совместную работу по ее составлению и проверить правильность заполнения граф. В таком случае служба ДОУ формирует сводную номенклатуру дел и проводит дополнительный контроль правильности составления представленных номенклатур дел. Однако часто в организациях указанный этап не осуществляется, тогда на службу ДОУ перекладывается значительная часть работы по составлению номенклатуры дел, что требует дополнительных трудовых затрат от ее работников.

Сводная номенклатура дел после ее составления также визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) (часть вторая п.27 Правил).

При согласовании работник архива проверяет:

• принцип построения номенклатуры дел организации;

• систематизацию заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел;

• заполнение граф номенклатуры дел;

• соответствие заголовков дел содержащимся в нем документам (выборочно);

• соответствие указанного срока хранения заголовку дела;

• соответствие указанного срока хранения пункту перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), или иному нормативному правовому акту.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь;

• оформление номенклатуры дел организации.

Закрепление сроков хранения документов в номенклатуре дел является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работникам архива при определении сроков хранения документов необходимо сотрудничать с квалифицированными работниками структурного подразделения, в котором образуются документы. В первую очередь это требуется в случае отсутствия срока хранения документа, указанного в Перечне.

Однако могут возникнуть сложности и при использовании Перечня.

Например, в Перечне содержатся:

• п.312 «Импортные и экспортные аккредитивы и инкассо» - срок хранения 10 лет;

• п.313 «Документы о проведении валютных операций (аккредитивы, гарантии, переписка и др.)» - срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Целесообразно указывать в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел фамилии работников, ответственных за формирование конкретного дела (подп.2.8.5 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55):

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

* Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок их хранения после проведения экспертизы ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Указание фамилий упростит взаимодействие работников архива и структурного подразделения при организации подготовки дела к передаче в архив.

Номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

04.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела