Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Номенклатура дел в учреждении образования: на что обратить внимание

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

05.11.2021

Материал включает разделы:

Кто и когда разрабатывает номенклатуру дел в учреждении образования

В учреждениях образования ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на секретаря приемной.

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч.4 п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Номенклатура дел учреждения образования разрабатывается с учетом специфики конкретного учреждения образования, его структуры и штатной численности, утвержденной руководителем.

На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года и утверждается руководителем организации до начала года, на который она составлена (п.18 гл.4 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).

Обратите внимание! Несвоевременно составленная номенклатура дел нарушает порядок формирования дел.

Во вновь созданной и при реорганизации организации номенклатура составляется в любое время. Так же следует поступать и при реорганизации учреждения.

НПА и документы, необходимые для разработки номенклатуры дел учреждения образования

1. НПА:

• Инструкция по делопроизводству;

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;

• Методические рекомендации № 23;

• перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минобразования от 24.05.2012 № 52.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450;

• перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста от 24.05.2012 № 140).

2. Документы.

Основа для составления номенклатуры дел - уставы и положения об организации и структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции, отчеты и другие документы, схема классификации служебных документов, ведомственные или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов.

Виды номенклатуры дел

Установлено три вида номенклатуры дел:

• типовая;

• примерная;

• сводная (номенклатура дел организации).

Типовая и примерная - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Составляется примерная или типовая номенклатура дел на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы организаций. При этом используются те же источники, что и для номенклатуры дел организации. При стабильной структуре организации примерная или типовая номенклатура дел строится по структурному принципу, в других случаях - по структурно-функциональной или функциональной схеме.

Обратите внимание! Учреждение образования независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должно составлять свою номенклатуру дел.

Дополнительно по теме • Номенклатура дел в учреждении образования: некоторые требования составления. • Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример).

Согласование сводной номенклатуры дел учреждения образования

Порядок согласования по п.155 Инструкции по делопроизводству

Обратите внимание! Необходимо периодически консультироваться с государственным архивом для получения методической помощи для правильного составления и согласования номенклатуры дел.

Кроме того, в учреждении образования должна быть создана экспертная комиссия, разработаны положения об архиве и экспертной комиссии.

Номенклатура дел вводится в действие приказом руководителя учреждения образования.

Внесение изменений

Если в течение делопроизводственного (календарного) года в перечень (перечни) документов с указанием сроков хранения, использованный при составлении номенклатуры дел, вносятся изменения, влекущие за собой изменения сроков хранения дел, закрепленных в действующей номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру дела (выписки из нее) вносятся соответствующие изменения. Решение о внесении изменений в номенклатуру дел принимается на заседании ЦЭК (ЭК) организации и отражается в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), подлежащем утверждению руководителем организации. Изменения в номенклатуру дел организации и выписки из нее вносятся путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню (п.57 гл.6 Методических рекомендаций № 23).

Если в течение делопроизводственного года заводится новое дело, оно должно быть включено в утвержденную номенклатуру дел. Для этого в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Внесение изменений в номенклатуру дел осуществляется в таком же порядке, как и при ее утверждении: они рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации, решение отражается в протоколе ее заседания, протокол утверждает руководитель организации.

На основании протокола заседания ЦЭК (ЭК) работник службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) вносит изменения в номенклатуру дела организации и передает данные сведения в структурное подразделение, где лицо, ответственное за делопроизводство, вносит соответствующие изменения в выписку из номенклатуры дел организации (п.38 гл.4 Методических рекомендаций № 23).

Срок хранения номенклатуры дел

Как правило, каждое структурное подразделение учреждения образования (бухгалтерия, отдел кадров и т. д.) после утверждения сводной номенклатуры получает выписку из нее.

Срок хранения выписки из номенклатуры дел - 3 года (п.71 Перечня № 52).

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, чтобы по нему быстро найти номер дела и необходимые документы. Быстрый поиск может обеспечить только правильно составленная номенклатура дел.