Материал помещен в архив

ВОПРОС: Нужно ли распечатывать статистические отчеты, которые организации подают в органы статистики в виде электронного документа на портал Национального статистического комитета Республики Беларусь (далее - Белстат)? Как хранить такие отчеты?

ОТВЕТ: Зависит от вида отчетов, а также от того, созданы ли в организации условия для хранения электронных документов.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также специальной информационной системы архива организации.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

Первичные статистические данные представляются в органы государственной статистики по формам государственной статистической отчетности в виде электронного документа или на бумажном носителе. Представление респондентом первичных статистических данных в виде электронного документа осуществляется посредством специализированного программного обеспечения с использованием сертифицированных средств электронной цифровой подписи (п.5 Инструкции о порядке представления первичных статистических данных, утвержденной постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 28.08.2015 № 100, далее - Инструкция № 100).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 апреля 2023 г. следует руководствоваться п.5 Инструкции № 100 в ред. постановления Белстата от 24.03.2023 № 11.

Обратите внимание! Юридические лица со среднесписочной численностью работников за предшествующий календарный год 16 человек и более, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, представляют первичные статистические данные по формам государственной статистической отчетности в виде электронного документа, если иное не установлено в формах государственной статистической отчетности и (или) указаниях по их заполнению (п.8 Инструкции № 100).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 апреля 2023 г. первичные статистические данные по формам государственной статистической отчетности на бумажном носителе представляются по почте или нарочным (п.8 Инструкции № 100 в ред. постановления № 11).

При получении органами государственной статистики первичных статистических данных по формам государственной статистической отчетности в виде электронного документа респонденту направляется в виде электронного документа сообщение о результатах их приема (п.6 Инструкции № 100).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 5 апреля 2023 г. следует руководствоваться п.6 Инструкции № 100 в ред. постановления № 11.

Многофункциональный веб-портал Белстата позволяет:

• формирование формы внешнего представления электронного документа (отчета) и обеспечение возможности вывода ее на печать;

• отправку заполненных отчетов в виде электронного документа на принимающий центр Белстата для дальнейшей обработки и хранения;

• предоставление респонденту в виде электронного документа подтверждения приема в обработку (отказа) представленных им первичных статистических данных;

• доступ респондентов к статистической информации по отчетам, представленным с использованием веб-портала Белстата.

Таким образом, Белстат обеспечивает условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности. В свою очередь, респонденты имеют электронные документы, которые подтверждают факт отправления первичных статистических данных по формам государственной статистической отчетности в виде электронного документа.

Законодательство допускает хранение в электронном виде только отчетов по вспомогательным направлениям и видам деятельности, а также документов о составлении сводных статистических отчетов (таблицы, расчеты, справки и др.), поскольку:

• срок хранения указанных документов составляет 5 лет (пп.161 и 162 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)) (без дополнительных отметок выделения к уничтожению).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.181 и 182 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь;

• указанные отчеты включены в перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде (пп.53, 54 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству предусматривает возможность не хранить на бумажных носителях документы с временными (до 10 лет) сроками хранения без дополнительных отметок выделения к уничтожению, если информационная система, в которой был создан такой электронный документ, обеспечивает его целостность.

Обратите внимание! Электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках АС ДОУ, то есть не передаются в информационную систему архива (п.17 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.17 Инструкции № 19 на основании постановления Минюста от 30.08.2022 № 117 исключен. Комментарий см. здесь.

При этом сроки хранения для статистических отчетов (таблиц) по основным направлениям и видам деятельности организаций согласно Перечню следующие:

Поскольку установленный срок хранения для статистических отчетов (таблиц) по основным направлениям и видам деятельности организаций включает дополнительные условия выделения к уничтожению, то организациям, в которых отсутствует СЭД и информационная система архива, необходимо хранить идентичные по содержанию электронным документам документы на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Если же в организации созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности, то нет необходимости создавать, заверять и хранить копии электронных документов (статистических отчетов (таблиц) по основным направлениям и видам деятельности организаций) на бумажном носителе.

18.07.2019

Дмитрий Варнашов, документовед