Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Понятие обеспечения сохранности документов. Административная ответственность

В деятельности организаций образуется большое количество документов, которые имеют на протяжении определенного времени юридическую силу. Следовательно, в течение этого времени документы должны храниться, чтобы при необходимости была возможность к ним обратиться. С учетом этого организации должны обеспечить учет документов и их сохранность.

Справочно Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов (п.269 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143; далее - Правила работы архивов).

Для хранения и использования документов необходимо обеспечивать такие условия, которые учитывают их особые физические и химические свойства (п.9.6 Предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 12.03.2012 № 14; http://tnpa.by/#!/DocumentCard/278520/376315). В соответствии с вышеуказанным пунктом условия хранения документов и процессы обращения с ними должны обеспечивать также их защиту от несанкционированного доступа, утраты или повреждения и чрезвычайных ситуаций.

Следует отметить, что Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) предусмотрена ответственность за несоблюдение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Справочно Размер БВ см. здесь.

В разделе IX Правил работы архивов установлены требования к помещению архива, режиму хранения документов, оборудованию архива и организации хранения.

Архивохранилище

Для обеспечения сохранности документов необходимы определенные материально-технические условия. Один из наиболее проблемных для организации вопросов - выделение помещения для архивохранилища. Для размещения документов архиву необходимо предоставить отдельное здание или помещение, приспособленное для хранения документов.

Справочно Архивохранилище - помещение, специально оборудованное для хранения архивных документов (государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РБ от 29.03.2013 № 18; http://tnpa.by/#!/DocumentCard/296918/414751)).

Право доступа в хранилище имеет только руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), остальные работники допускаются в архивохранилище только в его присутствии (п.296 Правил работы архивов).

Уборка и иное техническое обслуживание архивохранилища должны осуществляться только в рабочее время в присутствии ответственного за архивохранилище. В нерабочее время архивохранилище опечатывается.

Особенности обеспечения сохранности научно-технической документации отражены в Правилах работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь, утвержденных постановлением Минюста РБ от 14.03.2007 № 14.

Даже при наличии архивохранилища в организации часто возникает ситуация, когда в нем недостаточно места для размещения архивных документов. В таком случае необходимо проверить, чтобы в архиве не находились на хранении документы, подлежащие уничтожению. Если в архиве хранятся документы только в соответствии со сроками хранения, можно переоборудовать архив, например, передвижными стеллажами, которые позволяют увеличить плотность размещения дел.

В качестве решения проблемы нехватки площади для хранения документов применяют аутсорсинг. Однако передача специализированной организации функций по архивному хранению документов требует глубокого анализа такого подхода, так как он имеет определенные риски. Хранить документы вне организации не запрещено, но при этом должны соблюдаться требования нормативных правовых актов Республики Беларусь в сфере архивного дела. Правовая основа для применения аутсорсинга - гражданское законодательство Республики Беларусь, так как специальных норм, регулирующих данные правоотношения, не существует.

Обеспечение сохранности документов в электронном виде

Для обеспечения сохранности документов в электронном виде, записанных на различных машинных носителях (магнитных, оптических и др.), могут понадобиться дополнительные меры.

Вопросы обеспечения сохранности документов в электронном виде рассмотрены в Методических рекомендациях по организации работы с документами в электронном виде в архивах организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 20.12.2012 № 37, которые носят рекомендательный характер.

Например, при хранении документов на оптических дисках следует избегать прямого попадания на диски солнечного света. Хранение документов в электронном виде также подразумевает необходимость их регулярного резервного копирования. Согласно п.218 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, форматы документов в электронном виде определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, должны согласовывать используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением. В настоящее время для хранения документов в электронном виде наиболее приемлемы форматы pdf, xml и др.

Режим хранения

Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажной основе должен соответствовать следующим требованиям:

• в помещениях с регулируемым климатом (оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 17-19°C, относительная влажность воздуха 50-55 %;

• в помещениях с нерегулируемым климатом (не оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 14-20°C, относительная влажность воздуха 45-60 % (п.281 Правил работы архивов).

Документы в архивохранилище необходимо предохранять от воздействия солнечного света, проводить систематическую влажную уборку.

Оборудование архивохранилища

Помещение для хранения документов должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, запасной выход и быть гарантировано от затопления. В таком помещении не должны проходить трубы газо- и водоснабжения, канализации.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Для хранения секретных, особо ценных дел, учетных документов архива организации используются сейфы или металлические шкафы.

Размещение документов

В архиве организации хранятся документы со сроком хранения свыше 10 лет.

Располагаются дела не по структурным подразделениям или направлениям деятельности, а по номерам дел в соответствии со сводными описями дел, которые составляются в зависимости от сроков хранения: постоянного, по личному составу и временного (свыше 10 лет).

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.

Для предотвращения деформации дела, оседания на нем пыли рекомендуется все дела в архиве размещать на полках стеллажей или шкафов в коробках. Дела постоянного хранения обязательно необходимо размещать в картонных коробках. Остальные дела при отсутствии архивных коробок разрешается размещать в связках толщиной до 20 см.

К коробкам и связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются:

• наименования организации (фондообразователя) и структурного подразделения;

• номера фонда и описи;

• год (годы) и крайние номера дел в данной коробке (связке).

Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой описи дел фонда.

Пример Связка № 1 Общество с ограниченной ответственностью «Оптторг» (ООО «Оптторг») Ф. № Оп. № 1 Дд. № 1-6 2005 год

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном хранилище стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются слева направо, сверху вниз (п.305 Правил работы архивов).

При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности, обеспечивающие их сохранность. За пределы здания документы вывозят в упакованном виде. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

Мерой обеспечения сохранности документов в архиве служат проверки наличия и состояния дел в архиве. Такие проверки проводятся в плановом порядке:

• дел постоянного хранения - раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственный архив;

• дел по личному составу и дел временного (свыше 10 лет) хранения - раз в 10 лет.

Таким образом, создание оптимальных условий для хранения документов организации позволяет обеспечить возможность их использования в случае необходимости в течение установленного нормативными правовыми актами Республики Беларусь времени.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Архив организации: учет документов»; • «Учет документов в архиве организации».

09.09.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела