Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Обязана ли получающая организация (государственная) проставлять визу входящего документа, т.е. ставить номер и дату документа на втором экземпляре, который предназначается отправителю?

ОТВЕТ: Нет, не обязана.

При оформлении документов используются реквизиты, состав которых установлен в:

• государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

В вышеуказанных документах отсутствует реквизит «Виза входящего документа». На входящих документах проставляется реквизит «Отметка о поступлении», который также называется регистрационным штампом входящих документов. Он проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из:

• полного или сокращенного наименования организации-получателя;

• даты;

• регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 названной выше Инструкции).

Справочно Входящим документом является документ, полученный организацией (п.3.2.25 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Второй экземпляр или копия отправленного входящего документа не будут являться входящими документами для организации-получателя, если они в ней не остаются.

Если организации необходима отметка о поступлении на своем экземпляре документа с целью подтверждения факта его получения адресатом, следует отправить заказное письмо с уведомлением о вручении. Такой порядок, например, закреплен в п.74 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40: в случае отсутствия работника на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки нанимателем в этот же день направляется заказное письмо с уведомлением о вручении и о необходимости явиться за получением трудовой книжки.

Справочно Для более детального изучения см. материалы: • «Входящие документы: правила регистрации и прохождения».

17.11.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела