Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЯ

Входящие документы - вся корреспонденция, поступающая в организацию извне по различным каналам связи.

Все входящие документы принимаются и обрабатываются централизованно службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), которая включает канцелярию, общий отдел, секретаря и др.

Ниже представлены этапы работы с входящими документами.

1. Сопровождение и доставка корреспонденции, поступившей в адрес организации.

2. Первичная обработка (распаковка, учет, сортировка).

3. Регистрация документов.

4. Подготовка документов на доклад руководителю (проставление регистрационного индекса и даты).

5. Рассмотрение документов, оформление резолюций.

6. Регистрация резолюции, постановка на контроль при необходимости.

7. Исполнение и контроль исполнения.

8. Прием исполненного документа и снятие его с контроля.

9. Проставление отметки об исполнении документа.

10. Подшивка исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка документов

Правильность доставки корреспонденции проверяется до ее вскрытия. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению на почту или пересылается адресату. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.

Не вскрываются конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Конверты не уничтожаются в случаях, если:

• дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

• на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;

• дата документа существенно отличается от даты его получения;

• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В перечисленных случаях конверт присоединяется к документу и впоследствии подшивается в дело вместе с ним.

После вскрытия конвертов проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) или журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Справочно Примерные формы РКК и журнала регистрации входящих документов приведены в приложениях 6 и 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят, руководствуясь перечнем нерегистрируемых документов, который обязательно должен быть разработан службой ДОУ и утвержден руководителем в каждой организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству.

В организации этот перечень может быть дополнен другими документами, которые не требуют дополнительного учета, например:

• технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию;

• технические условия;

• претензии;

• нормы и нормативы расходов материалов;

• документы по заключению коллективных договоров;

• бухгалтерские документы;

• корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «лично»;

• объяснительные записки;

• арбитражные и исковые документы.

Обычно перечень помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание! Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. На них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условными обозначениями (индексами) руководителей организации (предприятия), структурных подразделений или исполнителей, например: «К докладу», «В ожидании ответа», «Резерв на будущее». Можно использовать папки различных цветов. Поступающие документы просто раскладывают по соответствующим секциям.

При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

Без предварительного рассмотрения и разметки передают по назначению документы, в адресе которых указаны структурное подразделение или фамилия работника.

Регистрация документов

Справочно Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Обратите внимание! Регистрация входящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируют в день поступления.

На практике находят применение 3 системы регистрации:

1) централизованная, т.е. регистрация всех документов производится централизовано, в одном месте, например, в канцелярии, в малых организациях - у секретаря. Эта форма считается наиболее эффективной;

2) децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т.д.);

3) смешанная, т.е. сочетание централизованной и децентрализованной систем; применяется чаще всего в крупных организациях при большом документообороте.

Для регистрации всех категорий входящих документов заполняется РКК на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов документов, соответствие их содержания сопроводительным документам и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал или РКК.

Регистрационный штамп

На всех без исключения входящих документах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (реквизит «Отметка о поступлении» - п.66 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационный штамп входящих документов проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Пример     СП «Кравира»   10.01.2014   № 65/1-15

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

Если корреспондент не вскрывает конверт, то штамп ставится на конверте.

Регистрационный индекс

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками.

Резолюция

После регистрации документы из службы ДОУ должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям (в день их поступления). Телеграммы и другие срочные документы передаются по мере их поступления.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Справочно Порядок оформления реквизита «Резолюция» определен в п.53 Инструкции по делопроизводству.

Руководитель, рассмотрев документ с резолюцией, отражающей его решение, направляет решение исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в РКК или регистрационный журнал. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в РКК или регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием для взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому по списку; он считается ответственным исполнителем. Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в РКК или в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «КТ» или «Конфиденциально».

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям.

Отметка об исполнении документа

После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело (п.65 Инструкции по делопроизводству). Эта отметка включает в себя:

• слова «В дело» с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;

• краткие сведения об исполнении документа (например, «Подготовлен ответ. Исх. № 03-06/59 от 09.01.2014» или «Информация передана по телефону 12.01.2014»);

• личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

• дату.

Оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.

Отметка об исполнении документа переносится в РКК или журнал регистрации входящих документов, после чего карточка перемещается в раздел «Исполненные документы» справочной картотеки организации.

Ниже приведены примеры оформления входящего документа после совершения всех регистрационных процедур (до оформления отметки об исполнении), а также примеры заполнения РКК на такой документ и журнала регистрации документов.

О рассмотрении проекта

Просим Вас рассмотреть проект межгосударственной научно-технической программы «Создание новых материалов на основе высокодисперсных металлических композиционных и керамических систем и разработка ресурсосберегающих технологий производства изделий из них».

Свои замечания и предложения по проекту направьте, пожалуйста, до 28.02.2014 на имя начальника управления государственных научно-технических программ Комитета по науке Республики Беларусь В.И.Колоса.

Председатель комитета                                           Полоз                                               А.И.Полоз

Петрова 386 11 12

Справочно Для более детального изучения см. Вопрос-ответ.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

06.02.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»