Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Обязательно ли указывать код формы документа по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10 (ОКУД)? Если в связи с производственной необходимостью в форму вносится изменение, нужно ли указывать ее код?

ОТВЕТ: Необязательно.

1. Код документа является реквизитом документа, который проставляется на верхнем поле справа под кодом организации (п.39 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). Необходимость проставления кода документа определяется организацией.

Вышеуказанная норма устанавливает, что код документа проставляется при составлении конкретного документа, унифицированная форма которого включена в ОКУД. Данный реквизит предназначен для обеспечения идентификации и поиска документов конкретного вида с использованием автоматизированной информационно-поисковой системы (АИПС). Соответственно, если АИПС организации не использует код документа по ОКУД, его проставлять не целесообразно.

Кроме того, аналогичная норма содержится в СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Таким образом, указание кода документа определяется организацией самостоятельно.

2. В случае внесения изменения в форму документа код проставляется в соответствии с установленным в организации порядком.

Справочно Подробнее по данной теме см. раздел 2 подборки «Оформление документов в организации».

18.12.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела