Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

04.04.2022

ВОПРОС

1. Обязательно ли указывать код формы документа по ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утв. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Минобразования и науки от 29.09.1995 № 10 (ОКУД)?

2. Если в связи с производственной необходимостью в форму вносится изменение, нужно ли указывать ее код?

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2024 г. действует ОКРБ 010-2023 «Унифицированные документы», утв. постановлением Минюста от 06.12.2023 № 75. Комментарий см. здесь.

ОТВЕТ

1. Необязательно.

Код документа - реквизит, который проставляется на верхнем поле справа под кодом организации (ч.2 п.39 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4). Необходимость проставления кода документа определяется организацией.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Код документа проставляется при составлении конкретного документа, унифицированная форма которого включена в ОКУД (ч.3 п.39 Инструкции № 4). Данный реквизит предназначен для обеспечения идентификации и поиска документов конкретного вида с использованием автоматизированной информационно-поисковой системы (АИПС).

Соответственно, если АИПС организации не использует код документа по ОКУД, его проставлять нецелесообразно.

Кроме того, аналогичная норма содержится в СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Таким образом, указывать код документа или нет, организация определяет самостоятельно.

2. В случае внесения изменения в форму документа код проставляется в соответствии с установленным в организации порядком.

Дополнительно по теме • Реквизиты «Код организации», «Код документа», «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения» при оформлении организационно-распорядительных документов.