Оформление дел 27.08.2014 автор Пупкевич Т.

Пособие - навигатор от 27.08.2014
Автор: Пупкевич Т.

Оформление дел

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Установить закладку ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации (п.70 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов)).

Справочно

Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п.1.1 раздела 1 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55).

Основные признаки дела	Содержание		Норма
Когда оформляют	1. При их заведении. 2. При подготовке к передаче в архив организации		1. Пункт 70 Правил работы архивов. 2. Пункт 180 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)
Кто оформляет	Работники структурных подразделений, в которых дела формируются под непосредственным методическим руководством службы документационного обеспечения управления и архива организации. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации		1. Пункт 70 Правил работы архивов. 2. Пункт 180 Инструкции по делопроизводству
Оформление в зависимости от сроков хранения документов	Частичное оформление	Полное оформление	1. Пункты 71, 74 Правил работы архивов. 2. Пункты 181, 189 Инструкции по делопроизводству
	Все дела при их заведении в делопроизводстве	Дела после их завершения делопроизводством: 1) постоянного хранения; 2) временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу
	Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: - документы хранятся в скоросшивателях; - листы не нумеруются; - пересистематизация документов в деле не проводится; - внутренние описи и заверительные надписи не составляются
	Справочно На основе Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов). Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне типовых документов, обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.). В Перечне типовых документов определены данные сроки для документов, которые находятся на хранении как в делопроизводстве, так и в архиве организаций. Подробно см. раздел 2 «Сроки хранения документов» подборки «Хранение документов в организации»		Постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»
Порядок оформления	Оформление реквизитов обложки дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. Справочно Подробнее по этой теме см. материал «Номенклатура дел организации»	1. Подшивка или переплет дела. 2. Нумерация листов в деле. 3. Составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.186 Инструкции по делопроизводству). 4. Составление листа-заверителя дела. 5. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела. 6. Систематизация документов дела	1. Пункты 72, 73 Правил работы архивов. 2. Пункты 182, 183 Инструкции по делопроизводству
Обложка дела	Справочно Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Также допускается оформление таких реквизитов с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела		1. Пункты 182, 188 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункты 81, 82 Правил работы архивов. 3. Пункт 2 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 18.11.2013 № 53
Обложка дела	Реквизиты: - наименование вышестоящей организации; - наименование организации; - наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел; - индекс дела по номенклатуре дел; - заголовок дела; - год, в котором заводится дело; - срок хранения дела	По окончании делопроизводственного года реквизиты обложки дела уточняются
Внутренняя опись документов дела		В деле указываются порядковые номера документов, даты, индексы, названия и (или) заголовки, номера листов дела, на которых расположен каждый документ	Пункты 78, 79 Правил работы архивов
Заверительная надпись		Составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа	Пункт 80 Правил работы архивов

27.08.2014

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»