ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п.3.2.35 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Основные признаки дела	Содержание		Норма	Аналитические материалы
Когда оформляют	1. При их заведении. 2. При подготовке к передаче в архив организации. Обратите внимание! Порядок подготовки электронного дела к передаче в архив организации регулируется Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20		1. Часть первая п.70 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила). 2. Пункт 180 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь. С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118
Кто оформляет	Работники структурных подразделений, в которых дела формируются под непосредственным методическим руководством службы документационного обеспечения управления и архива организации. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации		1. Часть вторая п.70 Правил. 2. Пункт 180 Инструкции по делопроизводству
Оформление в зависимости от сроков хранения документов	Частичное оформление	Полное оформление	1. Пункты 71, 74 Правил. 2. Пункты 181, 189 Инструкции по делопроизводству
	Все дела при их заведении в делопроизводстве	Дела после их завершения делопроизводством: 1) постоянного хранения; 2) временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу
	Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: - документы хранятся в скоросшивателях; - листы не нумеруются; - пересистематизация документов в деле не проводится; - внутренние описи и заверительные надписи не составляются
	Обратите внимание! Сроки хранения документов, закрепленные в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - постановление № 140), обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь		Постановление № 140
Порядок оформления	Оформление реквизитов обложки дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел	1. Систематизация документов дела. 2. Подшивка или переплет дела. 3. Нумерация листов в деле. Справочно При нумерации листов дела необходимо соблюдать правила, установленные п.77 Правил. 4. Составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.186 Инструкции по делопроизводству, п.78 Правил). 5. Составление листа-заверителя дела. 6. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела	1. Пункты 72, 73 Правил. 2. Пункты 182, 183 Инструкции по делопроизводству
Обложка дела	Справочно Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Реквизиты обложки допускается оформлять с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела		1. Пункт 188 Инструкции по делопроизводству. 2. Пункты 81, 82 Правил. 3. Пункт 2 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53	Оформление обложек личных дел при их заведении Оформление обложек личных дел перед передачей в архив организации
	Реквизиты: - наименование вышестоящей организации; - наименование организации; - наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел; - индекс дела по номенклатуре дел; - заголовок дела; - год, в котором заводится дело; - срок хранения дела	По окончании делопроизводственного года реквизиты обложки дела уточняются
Внутренняя опись документов дела		Указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ	Пункты 78, 79 Правил
Заверительная надпись		Составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа	Пункт 80 Правил

Справочно

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

22.07.2019

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»