Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел к номенклатуре дел
17.04.2023
По окончании делопроизводственного (календарного) года в структурных подразделениях к выпискам из номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.
Как ее грамотно составить, автор пояснил на примерах.
Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме приложения 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь. |
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК». При этом указывается количество из них электронных дел, гибридных дел и информационных ресурсов.
Итоговая запись содержит сведения, необходимые для последующего комплектования архива и учета количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру дел будущего делопроизводственного года, и дел с отметкой «ЭПК».
Итоговая запись к выписке подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем структурные подразделения передают эти сведения в службу документационного обеспечения управления, делая соответствующую отметку на выписке из номенклатуры дел.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в юридическом отделе организации в 2022 году (пример)
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2022 году в ЧУП «СтройМир»
(наименование организации)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного, из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
12 0 0 0 |
1 0 0 0 |
- - - - |
| Временного (свыше 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
0 0 0 0 |
0 0 0 0 |
0 0 0 0 |
| Временного (до 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
64 8 1 2 |
2 0 0 2 |
2 0 0 0 |
| ИТОГО |
76 |
3 |
2 |
| Начальник юридического отдела 04.01.2023 |
Подпись | С.В.Алексеев |
Итоговые сведения переданы в канцелярию.
| Начальник юридического отдела 04.01.2023 |
Подпись | С.В.Алексеев |
Служба документационного обеспечения управления на основе полученных сведений в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел в целом в организации.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации в 2022 году (пример)
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2022 году в ЧУП «СтройМир»
(наименование организации)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного, из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
51 |
2 |
- - - - |
| Временного (свыше 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
36 0 0 0 |
0 0 0 0 |
0 0 0 0 |
| Временного (до 10 лет включительно), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
173 15 0 2 |
14 0 0 2 |
9 0 0 0 |
| ИТОГО |
260 |
16 |
9 |
| Заведующий канцелярией 21.01.2023 |
Подпись | А.О.Иванова |
Итоговые сведения переданы в архив организации.
| Заведующий канцелярией 21.01.2023 |
Подпись | А.О.Иванова |
Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации (ч.2 п.167 Инструкции № 4).
 |
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации. |