Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Оформление обложек дел постоянного хранения и по личному составу при передаче дел в архив

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

03.08.2021

Реквизиты обложки дела могут оформляться с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела. Независимо от способа оформления обложка дела должна иметь установленную форму и содержать реквизиты, предусмотренные НПА. Об этом расскажем в материале и приведем примеры оформления.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (ч.5 п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Реквизиты обложки дела

(п.72 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143)

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива (ч.4 п.188 Инструкции по делопроизводству).

В случае, когда нет вышестоящей организации и структурных подразделений из-за небольшой штатной численности, тогда в верхней части обложки указывается только полное наименование организации.

Обложка дела с документами по сводной бухгалтерской отчетности (пример)

Наименование государственного архива на обложках дел постоянного хранения указывается в государственном архиве, осуществляющем прием таких дел от организаций - источников комплектования данного архива. Оно указывается выше реквизитов «Наименование вышестоящей организации» и «Наименование организации».

В реквизите «Наименование организации» указывается полное официальное наименование организации в именительном падеже в соответствии с уставом организации (положением о ней). Если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

Пример Открытое акционерное общество «Техногрупп» (ОАО «Техногрупп»)

Если наименование организации изменялось в период формирования дела, то на обложке указывается наименование организации, в которой дело было окончено.

Наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации размещается на обложке дела ниже наименования организации.

В реквизите «Наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации» может указываться полное наименование структурного подразделения в именительном падеже в соответствии с положением о нем. Вместо наименования структурного подразделения может указываться наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела (подраздела) номенклатуры дел организации, в который включено данное дело.

Номер дела - это индекс дела по сводной номенклатуре дел организации.

Если в организации не было номенклатуры дел, тогда реквизит обложки «Дело №» указывается, но не заполняется.

В заголовке дела кратко отражаются содержание и состав формируемых в дело документов. Правильно сформулированные заголовки дел повышают эффективность поиска документов в делопроизводстве и архивах. Заголовок дела должен соответствовать смысловому содержанию и составу включенных в него документов, быть кратким, четко сформулированным и доступным для восприятия.

Если дело состоит из нескольких томов, то при необходимости заголовки каждого тома уточняются.

Пример При заведении дела в делопроизводстве заголовок был оформлен в соответствии с номенклатурой дел организации: «Дело № 1-5 Приказы директора предприятия или общества по основной деятельности за 2020 год». В ходе ведения дела было сформировано несколько томов и заголовок был уточнен: «Дело № 1-5. Том № 1 Приказы № 1-115 директора предприятия или общества по основной деятельности»; «Дело № 1-5. Том № 2 Приказы № 116-209 директора предприятия или общества по основной деятельности».

Заголовок и срок хранения дела также определяются номенклатурой дел. При отсутствии номенклатуры дел при составлении заголовков дел и определении сроков их хранения нужно использовать действующие перечни типовых документов.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается копийность документов. Необходимость указания на копийность обусловлена неодинаковой степенью достоверности и юридического значения подлинников и копий.

На обложку выносится количество листов, указанное в листе-заверителе.

Реквизит «Срок хранения дела» обязательный и указывается на обложке дела ниже реквизита «Количество листов в деле».

Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. - фонд; Оп. - опись; Д. - дело), заполняются после передачи документов в архив.

Номер тома указывается на обложке только в том случае, если документы сформированы в двух и более томах. Если документы сформированы в одном томе, то реквизит «Том №» на обложке не указывается.

Особенности датировки некоторых видов документов при определении крайних дат дела

На обложках дел с планами, отчетами, штатными расписаниями реквизит «Дата (крайние даты) дела» может не указываться, если дата отражается в заголовках дел. Крайние даты дела обозначаются арабскими цифрами (ч.3 п.188 Инструкции по делопроизводству) с соблюдением всех тех требований к обозначению дат, которые предъявляются к оформлению листа-заверителя и внутренней описи дела.

В каких делах заполняются реквизиты «Начато», «Окончено»

Обложка дела, содержащего крайние даты (пример)

Обложка дела с протоколами собраний учредителей предприятия и документами к ним (пример)

При оформлении обложек личных дел уволенных работников, если каждое личное дело сформировано и подшито отдельно, заголовком дела являются фамилия, имя, отчество работника, указанные в именительном падеже, крайними датами дела - даты приказов о приеме и увольнении работника.

Обложка личного дела при передаче его в архив (пример)

Дополнительно по теме • Хранение документов в организации.