Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖЕК ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПРИ ИХ ЗАВЕДЕНИИ

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция).

Обложка отражает основную информацию, необходимую для идентификации личного дела и документов, включенных в него. Обложка личного дела оформляется при его заведении и перед его передачей в архив организации. Оформление обложек личных дел проводится работниками структурного подразделения, в котором они формируются.

Обратите внимание! Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (часть пятая п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.188 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Состав реквизитов обложки личного дела и порядок их размещения в структурном подразделении установлены Инструкцией.

Личное дело формируют после заключения трудового договора (контракта) и издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).

При заведении личного дела проводится его частичное оформление, которое предусматривает оформление следующих реквизитов обложки личного дела:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела (п.72 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Обложка личного дела при его заведении (пример)

Частное унитарное предприятие «Техносервис»

(ЧУП «Техносервис»)

Отдел кадров

Личное дело № 356

Иванов Иван Иванович

При наличии вышестоящей организации на обложке личного дела указывается ее полное официальное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации. Если вышестоящая организация имеет закрепленное в уставе (положении) сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

Наименование организации указывается на обложке личного дела ниже наименования вышестоящей организации, также в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации. Если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, оно указывается в скобках ниже полного.

Пример Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис»)

Если наименование организации менялось в период формирования дела либо дело было заведено в одной организации, а окончено в другой (например, при реорганизации организации), то на обложке дела дописывается наименование организации, в которой дело было окончено, а прежнее заключается в скобки (часть третья подп.2.1.2 п.2 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53, далее - Методические рекомендации).

Пример Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис») Частное унитарное предприятие «Техносервисторг» (ЧУП «Техносервисторг»)

Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации указывается на обложке дела ниже наименования организации при его заведении и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации» указывается полное наименование структурного подразделения в именительном падеже в соответствии с положением о нем или наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела номенклатуры дел, в который включено данное дело (подп.2.1.3 п.2 Методических рекомендаций).

Пример Открытое акционерное общество «Юнисервис» Отдел кадров   Общество с дополнительной ответственностью «Альфатех» Кадры

Индекс личного дела выносится на обложку в соответствии с порядковым номером личного дела по книге (журналу) учета личных дел, а не по номенклатуре дел.

Если в течение формирования личное дело превышает 300 листов, то оно делится на тома и на обложке каждого тома арабскими цифрами указывается его номер (п.45 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил исключена постановлением № 118.

Пример Дело № 264. Том № 1 Белявская Юлия Николаевна   Дело № 264. Том № 2 Белявская Юлия Николаевна

В заголовке личного дела указываются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) работника, на которого заведено личное дело, в именительном падеже. В процессе ведения личного дела указанные сведения могут уточняться, например, при изменении фамилии работника. В этом случае прежняя фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пример Личное дело № 327 Антонович (Мороз) Ирина Александровна

Реквизит «Срок хранения дела» указывается на обложке личного дела в соответствии с графой 4 номенклатуры дел организации.

Пример Хранить 75 лет

Срок хранения личных дел составляет 75 лет ЭПК после увольнения (примечание) (подп.638.3 п.638 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Личные дела руководителей организаций или работников, награжденных государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены учетные звания, имеют срок хранения постоянно (подп.638.1 и 638.2 п.638 Перечня).

Дела с указанными выше сроками хранения подлежат передаче в архив организации, что предполагает их полное оформление и уточнение реквизитов обложек дел.

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (примечание 10 к Перечню).

23.05.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

1. Оформление обложек личных дел, включенных в сводную опись дел. 

2. Оформление обложек личных дел перед передачей в архив организации.