Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Оформление приказа о приеме-передаче документов и дел

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

07.09.2023

В материале рассмотрен порядок оформления и хранения приказов о приеме-передаче документов и дел.

Порядок оформления приказа

Приказ (распоряжение) о приеме-передаче документов и дел служит основанием для составления акта приема-передачи документов и дел.

При оформлении приказа должны соблюдаться требования:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (пп.99-101).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Пример О приеме-передаче документов и дел Об организации приема-передачи документов и дел О передаче документов и дел в связи с увольнением Красновой Е.В.

В приказе должна быть отражена следующая информация:

• причина передачи документов и дел (например, увольнение работника или смена руководителя организации и т. д.);

• данные о лице, передающем дела, и данные о лице, принимающем дела (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), должность, наименование структурного подразделения);

• сроки проведения приема-передачи документов и дел (в случае увольнения работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения);

• сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче документов и дел (в состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов и дел).

Если приказ издается на основании или во исполнение другого распорядительного документа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, регистрационного индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

Пример На основании приказа генерального директора ООО «Парус» от 09.08.2023 № 124-к «О переводе на другую работу Сидорова И.П.»

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам. Каждый пункт приказа строится по схеме:

• исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение, указывается в дательном падеже);

• предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

• срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Пример ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить комиссию по приему-передаче документов и дел в составе: Председатель - заместитель генерального директора по идеологической, правовой и кадровой работе С.А.Миронов. Члены комиссии: 1. Ведущий бухгалтер Н.И.Ланская. 2. Юрисконсульт В.А.Боровой. 2. Прием-передачу документов и дел отдела кадров провести в период с 21.08.2023 по 23.08.2023. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по идеологической, правовой и кадровой работе С.А.Миронова.

Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяется составителем приказа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов (пп.61, 100 Инструкции № 4).

Первым, как правило, визирует проект приказа исполнитель, то есть должностное лицо, его подготовившее.

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Хранение приказа

Приказы о приеме-передаче документов и дел относятся к категории приказов по основной деятельности и подлежат хранению в:

• государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования госархивов, - постоянно;

• организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 10 лет;

• иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, у ИП - 30 лет (подп.21.1 п.21 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • Передача документов и дел при смене руководителя организации и переводе, перемещении или увольнении работника.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.