Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ВРЕМЕННО ИСПОЛНЯЮЩЕГО ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Часто работники кадровой службы сталкиваются с необходимостью оформления временного исполнителя обязанностей руководителя организации (например, при его болезни, командировке, отпуске или увольнении). Рассмотрим такие ситуации.

Ситуация 1 Руководитель организации временно отсутствует на рабочем месте, а в организации имеется штатный заместитель, в трудовом договоре или должностной инструкции которого указано, что он исполняет обязанности временно отсутствующего руководителя. Какие дополнительные документы следует оформить в этом случае?

На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.) (часть восьмая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 августа 2018 г. в часть восьмую п.10 вышеназванных Общих положений внесены изменения постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 15.06.2018 № 57. Слова «в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.)» исключены.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п.15 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Если в документах (например, в должностной инструкции заместителя директора, уставе организации) предусмотрено, что на период отсутствия руководителя его обязанности исполняет заместитель, то он будет исполнять обязанности директора без оформления дополнительной документации. В таком случае нет необходимости:

• издавать приказ о временном возложении исполнения обязанностей директора, потому что все документы будет подписывать заместитель директора с указанием своей должности;

• оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку замещение руководителя в период его отсутствия является прямой обязанностью заместителя, закрепленной в трудовом договоре и (или) должностной инструкции.

Таким образом, в период замещения руководителя организации условия трудового договора у заместителя не изменяются.

В уставе организации такая формулировка может выглядеть следующим образом: «При отсутствии директора, а также в других случаях, когда директор не может исполнять свои обязанности, его функции, определенные настоящим уставом, исполняет заместитель директора».

Справочно В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И. о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности (часть двадцатая п.57 вышеуказанной Инструкции).

Ситуация 2 В некоторых организациях у руководителя имеется несколько заместителей. В этом случае может возникнуть вопрос: кого выбрать? При наличии нескольких заместителей каждый из них, как правило, отвечает за определенное направление деятельности организации (например, заместитель по перевозкам, по экономике, по финансам и т. д.), поэтому ни один из них полноценно заменить руководителя организации не сможет. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя лучше назначать единственного (первого) заместителя. Если ни в уставе, ни в трудовых договорах (контрактах) с заместителями не определено, кто заменяет руководителя в случае его отсутствия, то необходимо выполнить процедуру оформления замещения.

Ситуация 3 В организации отсутствует заместитель и при временном отсутствии руководитель возлагает исполнение своих обязанностей на сотрудника организации.

Обычно трудности возникают, когда:

• в ЛНПА организации не указано, кто исполняет обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия;

• руководитель организации в соответствии со своими полномочиями возлагает исполнение обязанностей на другое лицо, не предусмотренное ЛНПА (например, на главного инженера, главного экономиста организации).

В таких случаях обязательно нужно издать соответствующий приказ. На сотрудника может быть возложено исполнение обязанностей руководителя организации в порядке выполнения обязанностей временно отсутствующего работника или в порядке совмещения должностей.

Размеры доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника или за совмещение должностей устанавливается нанимателем по соглашению с работником (часть вторая ст.67 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.67 ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

Справочно Пример приказа о возложении исполнения обязанностей руководителя организации на сотрудника можно найти здесь.

При возложении исполнения обязанностей руководителя организации следует учитывать нормы ст.186-190 Гражданского кодекса Республики Беларусь, согласно которым право представлять интересы организации может любое лицо, действующее на основании доверенности, оформленной в установленном порядке.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности (часть первая п.5 ст.186 названного выше Кодекса).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. в часть первую п.5 ст.186 вышеназванного Кодекса внесены изменения Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 135-З. Необходимость скрепления доверенности печатью организации исключена.

В большинстве случаев доверенности выдаются на право заключения и подписания договоров, соглашений и т. п. В доверенности отражается фактическая должность лица (заместитель директора, главный инженер, главный экономист и др.), которому выдана доверенность, в связи с чем подписывать соответствующие документы на основании доверенности необходимо с указанием занимаемой должности. Она также может быть выдана работнику на право представлять интересы организации и в том случае, когда руководитель никуда не отлучается и исполняет свои должностные обязанности.

Справочно Пример доверенности на право осуществления отдельных полномочий руководителя организации на время его отсутствия см. здесь.

Кроме этого, с работником, на которого возложено исполнение обязанностей директора организации, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Ситуация 4 В организации должность руководителя вакантна.

В этом случае до избрания руководителя организации общим собранием участников хозяйственного общества целесообразно возложить на сотрудника организации исполнение обязанностей руководителя в порядке выполнения обязанностей временно отсутствующего работника или в порядке совмещения должностей.

Руководитель организации, осуществляющий полномочия единоличного исполнительного органа хозяйственного общества, избирается общим собранием участников хозяйственного общества либо советом директоров (наблюдательным советом) в соответствии с уставом хозяйственного общества (ст.54 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»).

После избрания руководителя организации с ним заключается трудовой договор (контракт) и (или) гражданско-правовой договор.

Справочно Для более детального изучения см. материалы: • «Алгоритм действий при назначении исполняющего обязанности руководителя в коммерческих организациях»; • «Временно исполняющий обязанности руководителя: порядок назначения»; • «Временно исполняющий обязанности руководителя: документы, необходимые для представительства в хозяйственном обороте, правила подписания документов».

10.01.2017

Александр Шевцов, юрист