Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Оформление временно исполняющего обязанности руководителя организации: разбираем ситуации

Александр Шевцов
юрист

29.09.2021

Ситуация 1 Руководитель временно отсутствует на рабочем месте, а в организации есть штатный заместитель. В трудовом договоре (должностной инструкции) заместителя указано, что он исполняет обязанности временно отсутствующего руководителя. Какие дополнительные документы оформить?

Никакой дополнительной документации не требуется.

Заместитель руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) выполняет обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также обязанности руководителя в случае его отсутствия (ч.7 п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1).

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п.15 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Если в документах (например, в должностной инструкции заместителя директора, уставе организации) предусмотрено, что на период отсутствия руководителя его обязанности исполняет заместитель, то он будет исполнять обязанности директора без оформления дополнительной документации.

Таким образом, в период замещения руководителя организации условия трудового договора у заместителя не изменяются.

В уставе организации формулировка может выглядеть так:

«При отсутствии директора, а также в других случаях, когда директор не может исполнять свои обязанности, его функции, определенные настоящим уставом, исполняет заместитель директора».

Справочно В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И. о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности (ч.20 п.57 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Доплата заместителю директора во время исполнения обязанностей директора.

Ситуация 2 В некоторых организациях у руководителя несколько заместителей. В этом случае может возникнуть вопрос: кого выбрать на время отсутствия?

Назначить единственного (первого) заместителя.

Каждый заместитель, как правило, отвечает за определенное направление деятельности организации (например, заместитель по перевозкам, по экономике, по финансам и т. д.), поэтому ни один из них полноценно заменить руководителя организации не сможет. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя лучше назначать единственного (первого) заместителя.

Если ни в уставе, ни в трудовых договорах (контрактах) с заместителями не определено, кто заменяет руководителя в случае его отсутствия, то надо оформить замещение.

Дополнительно по теме • В штате организации есть два заместителя: заместитель директора по коммерческим вопросам и заместитель директора по финансовым вопросам. Чтобы определить, кто будет исполнять обязанности директора на время его отсутствия (отпуск), следует издать приказ и выдать доверенность конкретному заместителю? Если директор не издаст приказ, кто исполняет его обязанности? Может ли организация остаться без руководителя на время отпуска директора? • Приказ о распределении должностных обязанностей между заместителями руководителя организации (пример).

Ситуация 3 В организации нет заместителя и при временном отсутствии руководитель возлагает исполнение своих обязанностей на сотрудника организации.

Обычно трудности возникают, когда:

• в ЛПА не указано, кто исполняет обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия;

• руководитель в соответствии со своими полномочиями возлагает исполнение обязанностей на другое лицо, не предусмотренное ЛПА (например, на главного инженера, главного экономиста организации).

В таких случаях обязательно издается соответствующий приказ. На сотрудника может быть возложено исполнение обязанностей руководителя организации в порядке выполнения обязанностей временно отсутствующего работника или в порядке совмещения должностей.

Размер доплаты устанавливает наниматель по соглашению с работником, а для работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, - Правительство или уполномоченный им орган (ч.3 ст.67 ТК).

Дополнительно по теме • Приказ о возложении исполнения обязанностей руководителя организации на сотрудника (пример).

При возложении исполнения обязанностей руководителя следует учитывать нормы ст.186-190 ГК, согласно которым право представлять интересы организации может любое лицо, действующее на основании доверенности, оформленной в установленном порядке.

Доверенность от имени юрлица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом этой организации. Руководитель юрлица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности (ч.1 п.5 ст.186 ГК).

В большинстве случаев доверенности выдаются на право заключения и подписания договоров, соглашений и т. п. В доверенности отражается фактическая должность лица (заместитель директора, главный инженер, главный экономист и др.), которому выдана доверенность. В связи с этим подписывать соответствующие документы на основании доверенности необходимо с указанием занимаемой должности. Доверенность может быть выдана работнику на право представлять интересы организации и в том случае, когда руководитель никуда не отлучается и исполняет свои должностные обязанности.

Дополнительно по теме • Доверенность на право осуществления отдельных полномочий руководителя организации на время его отсутствия (пример).

С работником, на которого возложено исполнение обязанностей директора организации, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Ситуация 4 В организации должность руководителя вакантна. На кого возложить его обязанности?

В этом случае до избрания руководителя общим собранием участников хозобщества целесообразно возложить на сотрудника организации исполнение обязанностей руководителя в порядке выполнения обязанностей временно отсутствующего работника или в порядке совмещения должностей.

Руководитель организации, осуществляющий полномочия единоличного исполнительного органа хозобщества, избирается общим собранием участников хозобщества либо советом директоров (наблюдательным советом) в соответствии с уставом хозобщества либо советом директоров (наблюдательным советом) в соответствии с уставом хозобщества (ч.1 ст.54 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»).

После избрания руководителя организации с ним заключается трудовой договор (контракт) и (или) гражданско-правовой договор.

Дополнительно по теме • Из организации уволился руководитель. Учредитель организации своим решением возложил исполнение обязанностей руководителя на его заместителя. Необходимо ли издавать приказ о возложении таких обязанностей на заместителя руководителя и оформлять доверенность? • Может ли главный бухгалтер быть исполняющим обязанности директора, должность которого в организации остается в последнее время вакантной? Ограничена ли возможность главного бухгалтера исполнять обязанности директора какими-либо временными сроками? Как в таком случае главный бухгалтер должен подписывать документы: как исполняющий обязанности директора или как директор?