Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТОВ

Понятие и нормативное регулирование

Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (п.3.1.31 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке (часть третья п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Общий порядок заверения копий документов и выписок из них установлен в Инструкции по делопроизводству.

Специальные требования к оформлению выписок из конкретных документов закреплены в различных нормативных правовых актах, например:

• в постановлении Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 09.07.2010 № 92 утверждена форма выписки из медицинских документов;

• постановлении Министерства образования Республики Беларусь от 27.07.2011 № 194 установлена выписка из зачетно-экзаменационной ведомости;

• постановлении Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 17.07.2001 № 16 - выписка из трудовой книжки о стаже плавания;

• постановлении Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь от 27.12.2010 № 28 - выписки из решений, касающихся порядка учета граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, предоставления жилых помещений государственного жилищного фонда.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 января 2020 г. вместо постановления № 28 следует руководствоваться постановлением Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь от 25.11.2019 № 23 «Об установлении форм документов».

Порядок оформления выписки

Выписки из документов оформляются на общем бланке.

Слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (часть третья п.64 Инструкции по делопроизводству).

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Начальник отдела кадров Подпись В.В.Васильев 25.01.2018

Для ускорения заверения документа можно использовать соответствующий штамп, содержащий вышеуказанную информацию.

Обратите внимание! Использование штампа «Копия верна» нормативными правовыми актами не допускается.

При пересылке выписок из документов, включая выписки из документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Обратите внимание! Воспроизведение подписи руководителя организации на выписках из документов не требуется.

Отличительной особенностью выписки от других видов копий является то, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть.

Выписка из приказа о приеме на работу (контракт, предварительное испытание) (пример)

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

2. ШИРОКОВА Сергея Петровича на должность главного бухгалтера 18.01.2018 по контракту на три года с трехмесячным предварительным испытанием с окладом 550 рублей в месяц.

Верно
Начальник отдела кадров Подпись В.В.Васильев
25.01.2018

Выписка (копия) из трудовой книжки имеет свои особенности, поскольку бланк трудовой книжки установлен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Наниматель по просьбе работника заверяет копию трудовой книжки и ее дубликат (часть вторая п.76 вышеуказанной Инструкции).

Как правило, наниматель выдает копию трудовой книжки, выполненную с помощью множительной техники, на которой проставляется отметка о заверении копии, и данная копия удостоверяется печатью организации.

Однако могут выдать и выписку из трудовой книжки, что будет более сложным с точки зрения оформления.

Необходимо учитывать, что выдача копии (выписки) из трудовой книжки является административной процедурой (п.2.1 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200). Работа по осуществлению административных процедур регулируется Законом Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур». Так, заявления заинтересованных лиц подлежат регистрации в день их подачи (п.1 ст.16 указанного Закона). Соответственно, устные заявления о выдаче копии (выписки) из трудовой книжки подлежат регистрации.

Выписка из штатного расписания, как правило, оформляется для внутреннего пользования, соответственно, в отметке о заверении копии допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Выписка из протокола собрания учредителей (участников) о реорганизации организации

Наименование вышестоящей
организации
Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

09.10.2017 № 2

г. Минск

собрания учредителей

Председатель - В.С.Васильев.

Секретарь - С.Н.Антонович.

Присутствовали: В.В.Кисель, И.В.Авраменко, А.И.Малкин.

Повестка дня:

2. О согласовании наименования создаваемого общества.

Информация директора общества В.С.Васильева.

2. СЛУШАЛИ:

Васильева В.С. - Предлагаю согласовать следующее наименование создаваемого общества: общество с ограниченной ответственностью «Оптикс».

ВЫСТУПИЛИ:

Кисель В.В. - Текст выступления прилагается.

Авраменко И.В. - Текст выступления прилагается.

РЕШИЛИ:

2. Наименование создаваемого общества:

на русском языке:

полное - общество с ограниченной ответственностью «Оптикс»,

сокращенное - ООО «Оптикс»;

на белорусском языке:

полное - таварыства з абмежаванай адказнасцю «Оптыкс»,

сокращенное - ТАА «Оптыкс».

Голосовали: «за» 5 человек;

«против» 0 человек;

«воздержались» 0 человек.

Верно
Делопроизводитель Подпись С.Н.Антонович
Дата

29.01.2018

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела